Secrétaire H/F - Service Public

La direction du service de la formation est constituée de pôle(s) :

- territoriaux de formation (9) situés en inter régions

- interventions éducatives, situé en site central (Roubaix)

- gouvernance, situé en site central (Roubaix).

Vous serez placé(e) sous l'autorité de la directrice du pôle Interventions Educatives situé à Roubaix.

L'équipe est composée d' 1 directrice, 1 directrice adjointe, 2 directrices de pôles et une responsable d'unité, 4 secrétaires et 20 formateur(trice)s.En tant qu'adjoint(e) administratif/ve en pôle territorial de formation vous assurez des fonctions d'accueil et information, réalisez des travaux de bureautique, participez à la gestion du service et à la vie institutionnelle, réalisez des travaux de secrétariat, gestion administrative des actions de formation et suivi des données statistiques:

· Accueil physique et téléphonique, traitement du courrier, archivage.

· Accueil et orientation des stagiaires, des intervenants et partenaires

· Transmission et diffusion des informations

· Enregistrement et distribution du courrier départ et arrivée

· Tenue des agendas et plannings

· Gestion administrative des formations : constitution des dossiers, réservation des salles, convocations, attestations de stage, suivi des présences...

· Saisie informatique, utilisation d'un logiciel spécifique Harmonie Formation, mise en page de documents (offres de formation, catalogue, flyers, rapport d'activité)

· Préparation de dossier pour le directeur et les formateurs

· Suivi de l'activité, traitement statistiques mensuelles et annuelles

· Participation aux réunions de service

Les candidatures envoyées via le site Choisir le service public ne seront pas étudiées. Merci de télécharger la fiche de poste et d'envoyer votre candidature aux adresses indiquées dans la partie Informations complémentaires, en suivant les consignes données.

Connaissances

- Techniques de secrétariat
- Bureautique et outils collaboratifs
- Applications métiers (Harmonie, Chorus)

Savoir-faire

- Accueillir
- Mettre en forme un document
- Maîtriser des délais
- Fiabiliser
- Archiver

Savoir-être

- Avoir le sens de l'organisation
- Etre réactif
- Faire preuve de discrétion
- Etre rigoureux