Assistant d'Opérations H/F - In Quarto

Le cabinet de conseil en recrutement In Quarto recherche pour le compte d'un acteur du logement social en développement, son Assistant d'Opérations H/F.Votre mission : contribuer au bon déroulement des opérations de promotion immobilière dans leurs différentes phases par une gestion administrative et financière rigoureuse, en collaboration avec l'équipe projet. Apporter une assistance à l'ensemble de l'équipe promotion. Dans le détail :

Phase développement

- Assister le/la Responsable développement territorial sur ses missions, dans la gestion et l'organisation des événements et des rendez-vous, la préparation des courriers et compte-rendu
- Constituer les dossiers inhérents au développement
- collecte des informations et mise en forme
- les dossiers de concours
- dans le cadre d'appels à candidatures promoteurs : demander et constituer le dossier de candidature.

Phase études opérationnelles

- Assurer la mise à jour des données des opérations dans GOP à partir des éléments fournis par les Responsables de programmes,
- Sous contrôle des Responsables de programmes, adapter les contrats nécessaires (maîtrise d'oeuvre, bureau de contrôle, SPS, Qualitel, Habitat Environnement...)
- Envoyer à la maîtrise d'oeuvre l'engagement développement durable
- Envoyer en mairie le dossier de PC constitué par l'architecte. Le cas échéant, faire la demande de transfert de permis
- Envoyer la déclaration préalable auprès de la préfecture, CRAM, OPPBTP, médecine du travail
- Valider le BAT et s'assurer de l'affichage réglementaire du permis de construire dès réception de l'arrêté ; s'assurer de la réalisation des différents constats huissier

Phase appel d'offres

- Adapter le RPAO, le CCAP avec le Responsable de programmes
- Gérer la parution des appels d'offres
- Dépouiller la première enveloppe, vérifier toutes les pièces administratives pour transmission au responsable de programmes
- Assurer le suivi administratif des appels d'offres dans le respect de la procédure interne (devoir d'alerte)
- Faire signer la dévolution

Phase lancement de l'opération

- Préparer le dossier suivant les éléments transmis par le Responsable de programmes
- Effectuer les demandes de subventions selon les directives des Responsables de programmes.
- Préparer les dossiers marchés (OS, marchés, dossier administratif et plans ...), convoquer et recevoir les entreprises pour la signature des marchés
- Saisir les marchés dans IKOS
- Envoyer la déclaration préalable actualisée aux organismes officiels
- Mettre en place les contrats d'assurance (dommage-ouvrage...)

Phase chantier

- Contrôler les bons d'acompte (procédure interne) et contrôler systématiquement les factures fournisseurs
- Imputer les factures conformément à l'affectation des marchés aux opérations, s'assurer des process de signature et du respect des échéances
- Mettre en place les agréments des sous traitants dans le respect de la procédure interne
- Enregistrer les cautions bancaires
- Rédiger en temps opportun les avenants aux marchés
- Mettre en place l'assurance multirisque Habitation et demander les DPE.

Phase bouclage de l'opération

- Assurer le suivi administratif de fin de programme avec l'aide des Conducteurs d'Opérations
- Imputer les factures post arrêt prix de revient conformément à la procédure interne
- Formaliser les rapports d'exécution des marchés de travaux transmis aux Conseils d'Administration (Loi Sapin)

Tâches d'assistanat pour l'équipe promotion

- Préparer les courriers, rédiger des comptes-rendus, réaliser les supports de présentation pour les réunions, ...
- Traiter les appels téléphoniques, superviser les postes du service, planifier les réunions ou rdv
- Accueillir physiquement les visiteurs ou clients.

De formation Bac +2 / 3, en technique du bâtiment, comptabilité, gestion, juridique ou équivalent, vous justifiez d'une première expérience concluante dans le BTP ou l'Immobilier dans le suivi administratifs de projets immobiliers. Organisé, réactivité, doté d'un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et respectez la confidentialité liée à votre fonction.