Assistant Administratif de Direction Mi-Temps H/F - Centre Communal D'action Sociale

Missions de la direction
Au sein du Centre Communal d'Action Sociale, le secteur Action Sociale Gérontologique intervient en direction des personnes âgées en perte d'autonomie ou dépendantes à domicile, et de leurs aidants, à travers une pluralité de services et d'accompagnements ayant pour objectifs de favoriser le maintien d'une vie sociale et le soutien à domicile. Le CCAS est par ailleurs conventionné avec le Département au titre de l'évaluation médico-sociale dans le cadre des demandes d'APA et de l'accompagnement social global des bénéficiaires de l'APA. Cette pluralité de services favorise le maintien d'une vie sociale et le soutien à domicile des personnes âgées et de leurs aidants dans une approche globale.

Activités du poste
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice Action sociale gérontologique, l'agent.e assure la gestion administrative des dossiers de la direction action sociale gérontologique en apportant son expertise et son soutien technique dans la gestion des dossiers auprès de la directrice
- Référent administratif du Plan canicule :
- Mettre en place, coordonner, suivre et contribuer à l'évaluation du dispositif en lien avec la direction du CCAS et le Service accueil aides et accompagnement social (mise en place et suivi des astreintes, suivi des procédures, de la communication, gestion des appels téléphoniques en lien avec les agents d'accueil)
- Coordination de la gestion administrative et réglementaire de la direction :
- Préparer, élaborer, rédiger, suivre le parcours des actes administratifs, des notes de synthèse, des comptes-rendus de réunion, courriers, procédures, fiches budgétaires ;
- Assurer la coordination des dossiers entre les responsables de services, les directions CCAS et ville et/ou les partenaires ;
- Assurer une veille juridique et sociale sur les sujets traités par direction ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers
- Suivi administratif des documents relatifs aux établissements et services médico-sociaux :
- Venir en appui des services dans la collecte d'indicateurs de reporting d'activité destinés à des plateformes informatiques pour les statistiques
- Élaborer des outils de suivi des échéances et outils réglementaires des ESMS (projets de service, livrets d'accueil, évaluations externes, etc.)
- Participation à l'activité générale de la direction :
- Participer aux réunions de secteur
- Soutenir les temps forts du secteur gérontologique
- Polyvalence avec les assistantes administratives de la direction du CCAS, notamment sur les missions relatives aux avis de vacance et procès-verbaux de jurys de recrutement, pour assurer une continuité de service pendant les périodes d'absence
Conditions d'exercice particulières
- Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d'Hères
- Organisation des congés permettant la continuité du service public.
Conditions de rémunération
- Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
- Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition familiale
- Prévoyance de groupe facultative : participation de 26€ par mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des oeuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous conditions.
(lettre de motivation + CV obligatoire) à Monsieur le Président du CCAS.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Connaître l'environnement de la collectivité,Discrétion,Connaître le secteur gérontologique/les EMS,Sens du service public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).