Responsable des Sessions d'Examen H/F - Groupe Vi

Présentation du poste
En tant que Responsable des sessions d'examen du Groupe VI, vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des sessions d'examen. Vous êtes un appui organisationnel essentiel pour l'ensemble des pôles de travail du Groupe.
Vous intégrez une équipe pluridisciplinaire composée des pôles suivants : pédagogie, Direction de plusieurs CFA, Communication, Commercial, Administratif, financier et qualité
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Vos missions
Placée sous la responsabilité de la Directrice Qualité et Pédagogie, vous contribuez à la mise en oeuvre de la politique éducative des différents CFA. Le/La Responsable des sessions d'examen devra piloter l'ensemble des sessions d'examen du Groupe VI et de ses partenaires
- Assurer les actes administratifs liés aux sessions d'examen :
o Monter, transmettre et suivre les dossiers d'agrément principalement des titres professionnels o Recruter les jurys et les positionner sur des sessions d'examen o Enregistrer les candidats dans la plateforme CERES o Créer des sessions d'examen dans la plateforme CERES
o Rédiger et envoyer les convocations aux candidats o Monter, imprimer et archiver les documents relatifs pour chaque session dans une pochette unique
o Compléter et imprimer les affichages obligatoires pour le jour-j o Délivrer les attestations de passage (Admis,.)
o Partager les résultats aux partenaires (mails, téléphone, attestation,.) - Gérer la logistique des sessions d'examen :
o Louer les salles correspondantes o S'assurer que l'ensemble du matériel y est présent o S'assurer de l'hygiène et de la propreté
- Siéger au comité des examens :
o Contacter et inviter les parties prenantes (pôle pédagogique, scolarité,.) au comité afin de valider les livrables o S'assurer d'avoir l'ensemble des livrables attendus pour chaque candidat dans le temps alloué o Être un appui opérationnel pour les différents pôle pédagogique et scolarité.
- Rendre des comptes à la direction et suivi quotidien de l'activité
o Tenir à jour quotidiennement un tableau de bord de votre activité (reporting : incidents, journal d'appels, planning des sessions d'examen,.)
o Récupérer et centraliser les livrables des épreuves d'examen (livret ECF) o Réaliser des reportings chiffrés KPI (nombre de réussites, d'échecs, absences, etc.) o Remonter à la Direction tout dysfonctionnement ou difficulté rencontrée
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Exprimez votre potentiel
Compétences requises
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un Centre de Formation d'Apprentis (CFA)
- Connaissance de l'architecture des diplômes de l'enseignement supérieur français et des titres professionnels du Ministère du Travail
- Solide culture administrative, rigueur, implication et dynamisme
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, PPT)
- Maitriser les statistiques, les formules, Mise en forme conditionnelle,(Excel Niveau avancé) Obligatoire
- Sens de l'organisation et capacité d'anticipation
- Bon niveau d'expression écrite et orale
Savoir-être
- Esprit enthousiaste, curiosité, sens du collectif - Rigueur, adaptabilité et force de proposition
- Disponibilité et réactivité face aux sollicitations urgentes

Experience: Débutant accepté

Compétences: Préparation des salles d'examen,Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective,Expliquer et faire respecter les règles et procédures,Organiser des événements de sensibilisation à la sécurité,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs,Surveiller le comportement des élèves dans les espaces communs,Surveiller les élèves dans les espaces communs, la permanence, lors des épreuves d'examen et des sorties

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.