Assistant Administration des Ventes France et Export H/F - Maison Meï

Maison Mei est une entreprise familiale de négoce de vins, propriétaire de trois propriétés viticoles situées au nord d'Aix-en-Provence. Nous produisons des vins de qualité, distribués en France et à l'international.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administration des ventes France & Export pour renforcer notre équipe et accompagner la croissance de nos ventes.
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Vos missions principales :
Sous la responsabilité de la directrice, vous assurez la gestion administrative et logistique des ventes, de la prise de commande jusqu'à la facturation, l'expédition et la relance des impayés, tout en garantissant un service irréprochable auprès de nos clients professionnels, particuliers et partenaires commerciaux en France et à l'étranger.
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Vos responsabilités
1. Gestion des commandes
- Réception et saisie des commandes (email, téléphone, e-commerce).
- Vérification des stocks en lien avec le chai / production.
- Édition des documents commerciaux : devis, bons de commande, BL..
- Saisie des documents douaniers DAE, DSA
2. Organisation logistique
- Planification et suivi des expéditions : transporteurs, groupages, enlèvements.
- Préparation des documents export : DAE, certificats d'origine, documents douaniers, bill of lading, packing list..
- Coordination avec le chai.
- Gestion des litiges transport (casse, retard, erreur).
3. Facturation & administration commerciale
- Émission des factures et avoirs.
- Suivi des paiements en lien avec la comptabilité.
- Mise à jour des tarifs, conditions commerciales et promotions.
- Suivi des contrats de distribution, mise à jour des fiches clients
- Gestion des commissions des agents commerciaux/VRP
4. Relation clients & service après-vente
- Réponse aux demandes clients (professionnels & particuliers).
- Support aux commerciaux France et export.
- Gestion des litiges et propositions de solutions adaptées.
- Gestion des dossiers exports
5. Suivi administratif & reporting
- Mise à jour des tableaux de bord : ventes, ruptures, réservations.
- Gestion de la base clients.
- Participation et saisie des inventaires.
- Interface quotidienne avec l'équipe commerciale et, la production,
- Préparation des salons, inscription aux concours, envoi d'échantillons
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Profil recherché
- Bac +2/+3 en gestion, logistique ou commerce
- Expérience requise de 3 ans minimum en ADV / logistique dans la vente de marchandises, idéalement dans le vin
- Maîtrise d'Excel et des outils bureautiques ; l'usage d'un ERP ou d'ISAVIGNE est un plus.
- Connaissance des documents douaniers, logistiques et des incoterms.
- Anglais courant indispensable.
- Rigueur, organisation, sens du service et excellent relationnel.
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Conditions
- Poste basé sur le domaine (Pertuis - 84).
- CDI Temps plein 35H hebdomadaires
- Rémunération brute annuelle 28-32 K€ selon expérience et qualification
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Vous êtes un(e) assistant (e) administratif (ive) efficace bilingue anglais et avez envie de rejoindre une maison familiale, dynamique et en pleine croissance ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation.
Sans réponse de notre part sous 15 jours, veuillez considérer que votre candidature n'a pas été retenue.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Culture de la vigne

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).