Université Lyon 1 - Adjoint à la Directrice Opérationnelle H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

FOCAL est le Service commun de Formation Continue et Alternance de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il assure l'interface entre l'Université et le monde professionnel. Chaque année, FOCAL forme plus de 8 000 stagiaires dont 3 500 alternants au sein de ses 650 formations. Les équipes de FOCAL soutiennent les porteurs de projet dans l'élaboration de leur parcours diplômants ou certifiants. Elles assurent la gestion administrative des actions de formation. En parallèle, elles accompagnent les alternants et les professionnels en reprise d'études dans leurs projets de développement des compétences, les aide à identifier les dispositifs de financement appropriés à leur situation et assure la gestion contractuelle et financière de leur formation.Activités principales :

Accompagner la direction dans la mise en oeuvre de la stratégie du service FOCAL :

- Contribuer à la déclinaison opérationnelle de la stratégie de développement de l'activité
- Soutenir la Direction dans la conception, le suivi et l'analyse des tableaux de bord d'activité (inscriptions, conventions, flux financiers, dossiers VAE/alternance, délais).
- Conduire des projets internes (modernisation, réorganisation, amélioration continue).
- Assurer l'interface avec les services centraux en lien avec l'activité de FP (PGF FC, Apogée, DIFOR, DVE, scolarités en composantes...).
- Analyser les irritants opérationnels et proposer des pistes d'optimisation
- En collaboration avec l'expert MOA, optimiser les outils métiers et accompagner les équipes dans l'appropriation de leur évolution (Sifac+, Apogée, FCA Manager, outils alternance, plateformes financeurs...).

Contribuer au pilotage de l'alternance :

- Contribuer au suivi opérationnel et administratif de la collaboration avec les CFA partenaires, incluant la sécurisation des effectifs, des NPEC, des bases de données, la gestion des conventions-cadres et d'application, ainsi que des annexes financières.
- Suivre les échéances budgétaires et transmettre les éléments de facturation au PGF FC
- Participer aux comités de pilotage et de perfectionnement des CFA, assurer le lien entre les CFA, les composantes, les responsables de formation.
- Accompagner les porteurs de projet dans l'ouverture de formations en collaboration les ingénieurs de formation.

Encadrer une équipe de gestionnaires de Formation tout au long de la vie :

- Organiser, planifier et répartir la charge de travail, évaluer les collaborateurs, identifier leurs besoins en formation et anticiper les remplacements.
- Sécuriser les actes administratifs (inscriptions, contrats, conventions, facturation, suivi, attestations, examens).

Renforcer les compétences administratives, juridiques et réglementaires des gestionnaires : tutorats, formation interne, accompagnement individuel.

Assurer une veille réglementaire et traduire en consignes opérationnelles :

- Suivre les évolutions légales et réglementaires liées à la formation continue, l'alternance, la reprise d'études, la VAE et le DAEU, assurer la traduction opérationnelle pour les gestionnaires
- Interpréter et formaliser les impacts pour les gestionnaires sous forme de notes, guides et consignes.
- Être le point de contact « expert » pour les questions complexes remontées par les gestionnaires ou les composantes.

Activités complémentaires :

En l'absence de la Direction, le.la DO adjoint.e assure la continuité du pilotage stratégique, la représentation institutionnelle du service et valide les décisions sur les dossiers urgents

Poste ouvert aux contractuels et titulaires de catégorie A ou B

Compétences attendues :

- Encadrer, animer et fédérer une équipe administrative.
- Traduire des contraintes réglementaires en procédures opérationnelles.
- Piloter des tableaux de bord et analyser des données.
- Communiquer avec clarté, diplomatie et pédagogie.
- Travailler en transversalité avec les composantes, les directions centrales et les partenaires externes.

Connaissances :

- Réglementation de la formation professionnelle, apprentissage, VAE, reprise d'études, DAEU.
- Circuit financier de la formation continue (OPCO, CFA, CPF, France Compétences, ...).
- Fonctionnement d'une université, des scolarités et des services centraux.
- Outils métiers (Apogée, FCA Manager, Sifac+, ...)

Savoir-être :

- Leadership collaboratif, aisance relationnelle, gestion des conflits, discrétion professionnelle.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Sens du service public et de la qualité.