Université Lyon 1 - Chef de Service Adjoint H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Vous serez affecté au service de la scolarité des licences STS de la Direction de la Formation. Ce service est composé de 15 personnels : 1 responsable, 1 adjoint au responsable et 13 gestionnaires. Il est en charge de la gestion administrative de la scolarité de 7500 étudiants répartis dans 3 portails (Sciences de la Vie et de la Terre - Mathématiques-Informatique - Physique Chimie, Sciences de l'Ingénieur) du recrutement des candidats jusqu'à la délivrance du diplôme.Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service, vous assurez un rôle polyvalent essentiel au bon fonctionnement du service de scolarité des Licences STS.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

- Coordinatrice des 3 portails (IA, IP, résultats) et des transversales.
- Supervision de la Scolarité Mineure Santé des LAS.
- Encadrement de la responsable du bureau des candidatures (eCandidat, EEF,...)
- Responsable du secrétariat des transversales et des affaires générales du service (tutorat, dispenses d'assiduité, césures, stages et remboursements).
- En charge de la planification des examens des licences STS, de l'alimentation du site internet de la licence STS et de la rédaction des procédures de la scolarité.

Missions principales :

- Instruire et gérer des dossiers (juridique, administratif, financier).
- Participer à la gestion administrative, financière ou RH.
- Suivre et appliquer la réglementation et les procédures.
- Accueillir et informer les interlocuteurs internes et externes.
- Gérer agendas, bases de données, tableaux de bord et extractions d'information.
- Soutien logistique pour services et événements (réunions, colloques, etc.).
- Encadrer du personnel si nécessaire.
- Participer à des dossiers complexes et assurer des opérations de gestion courante.

Compétences et connaissances :

- Maîtrise des techniques documentaires, des procédures de gestion et des logiciels spécifiques.
- Connaissance de l'environnement professionnel, des politiques et dispositifs du domaine.

Qualités attendues (savoir-être) :

- Excellent relationnel, écoute active, diplomatie.
- Confidentialité, rigueur, fiabilité, réactivité.
- Organisation et autonomie.