Dgefp - Assistant de Mission H/F - Service Public

Au sein de la sous-direction politiques de formation et du contrôle la mission de l'alternance et de l'accès aux qualifications conçoit et anime les politiques de l'État en matière d'apprentissage et de l'alternance en général, en matière de développement et de maîtrise des compétences clés, de développement et de reconnaissance des qualifications, de validation des acquis de l'expérience. Elle contribue à l'élaboration du cadre juridique et financier de l'alternance. Elle veille à l'articulation des politiques de l'État avec celles conduites par les collectivités territoriales, les partenaires sociaux et les instances européennes.

La mission des politiques de certification professionnelle est chargée :
- de piloter l'élaboration des 257 titres professionnels du ministère de l'emploi ;
- du cadre juridique et institutionnel de la politique de certification professionnelle de l'État et de la contribution du ministère chargé de l'emploi en vue de l'intégrer dans une stratégie globale de développement des compétences ;
- de la tutelle et du pilotage stratégique de l'Afpa ;
- de la conception, du pilotage et de l'évaluation de programmes visant à la qualification de publics éloignés de l'emploi.
Vous partagez les valeurs du service public et de l'intérêt général ? Vous souhaitez développer vos compétences et partager nos défis ? Rejoignez-nous !Activités principales : Secrétariat des deux entités suivantes :
- Mission alternance et accès aux qualifications
- Mission des politiques de certification professionnelle

L'assistant(e) des deux missions peut être amené(e) à remplacer l'assistante de la sous-directrice des politiques de formation et du contrôle pendant les congés.

Ses principales missions sont les suivantes :

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel, analyse de la demande et orientation pertinente ;
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, notamment par courriel ;
- Traiter le courrier arrivée/départ (enregistrement, transmission, suivi, classement...) ;
- Connaitre et suivre les agendas des chefs de mission, de leurs adjointes et assurer la préparation de leurs dossiers ;
- Gérer les plannings des missions, notamment ceux des congés et de la présence au bureau dans le cadre du télétravail ;
- Accompagner les chargé(e)s de mission dans l'utilisation des modèles appropriés de document et dans la qualité du circuit de validation de leur dossier ;
- Contribuer à la mise en forme et à la valorisation des supports écrits (notes, courriers, Powerpoint) : saisie informatique, frappe et mise en forme de documents ;
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service, notamment la préparation des commandes de fournitures, coordonnées et gérées par l'assistante de direction ;
- Organiser les déplacements en lien avec la mission des affaires générales, les réunions, notamment aider à la construction des ordres du jour, gérer les invitations, les réservations de salles ;
- Organiser l'archivage des documents papier et contribuer au classement du serveur numérique partagé.

En terme de gestion des dossiers : gestion des dossiers relatifs aux mobilités franco-allemandes des apprenti(e)s.

En fonction de ses compétences et appétences, il pourra également lui être confié :
- la contribution à la rédaction et/ou à la mise en forme de comptes-rendus de réunions ;
- la gestion du suivi et du premier niveau de réponse aux questions écrites, courriers parlementaires et courriers des particuliers.

Spécificités du poste : Appétence pour la formation professionnelle et le public jeune.

Connaissances

- Applications informatiques métier
- Classement, archivage
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Bureautique et outils collaboratifs

Savoir-être attendu :

- Sens des relations humaines
- Faire preuve de discrétion
- Réactivité
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités

Savoir faire :

- Diffuser / orienter une information
- Mettre en forme un document
- Organiser une réunion
- Prioriser
- Gérer le suivi des dossiers
- Techniques de secrétariat