Université Lyon 1 - Chargé d'Appui Administratif H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

DGP - Direction des Grands ProjetsContexte du poste

Dans le cadre du projet Graduate+, financé par l'ANR via l'appel SFRI, vous contribuerez à renforcer le lien entre formation et recherche, à développer l'internationalisation des parcours, à favoriser l'insertion professionnelle des étudiants et à améliorer l'attractivité du site.

Votre mission s'inscrira dans le soutien aux 9 Graduate Initiatives (GI), à travers une prise en charge structurée d'activités administratives. Vous exercerez vos fonctions au sein du CIP - Centre d'Ingénierie de Projet de l'Université Lyon 1, sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de projet SFRI Graduate+, en lien étroit avec les autres membres de la cellule SFRI.

Vous interviendrez également dans les bureaux des responsables de GI pour assurer un appui de proximité. Le poste implique des échanges réguliers en anglais, notamment avec les étudiants internationaux.

Vos missions principales

Appui administratif et gestion des dossiers étudiants

- Vous assurez la gestion administrative des dossiers des étudiants lauréats (vérification des pièces, complétude, suivi des démarches, archivage).
- Vous échangez avec les étudiants, en français et en anglais, en particulier avec les étudiants internationaux.
- Vous êtes en lien avec les services internes de l'université (scolarité, laboratoires, etc.).

Organisation des événements

- Vous participez à l'organisation logistique et administrative des événements des GI : écoles d'été, semaines d'intégration, événements thématiques...
- Vous préparez les documents nécessaires et suivez les différentes étapes : inscriptions, listes, supports, etc.

Suivi des indicateurs et outils partagés

- Vous collectez, consolidez et fiabilisez les indicateurs liés aux GI.
- Vous assurez la mise à jour et le suivi des outils collaboratifs partagés.

Production de bilans et appui au pilotage

- Vous contribuez à la production des bilans (fiches GI, synthèses, documents de suivi).
- Vous participez à l'organisation des livrables utiles au pilotage du projet.

Suivi du reporting ANR et évaluations

- Vous préparez les éléments nécessaires au reporting annuel.
- Vous veillez au suivi des échéances et assurez l'organisation documentaire liée aux évaluations.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

- Outils de bureautique (Word, Excel, PPT ...)
- Messagerie Outlook
- Outils de gestion Lyon 1 (SIFAC+, Notilus, ...)

Vos compétences et connaissances

- Vous êtes diplômé·e d'un Bac +2 à Bac +5 dans les domaines de la gestion administrative, de la coordination ou de l'administration publique.
- Vous maîtrisez l'anglais à un niveau professionnel (échanges écrits et oraux).
- Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
- Une connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur est un atout apprécié.

Vos qualités et aptitudes

- Vous faites preuve de rigueur, d'autonomie, et d'un sens de l'organisation développé.
- Vous avez le sens du service public et le goût du travail bien fait.
- Vous savez interagir avec de multiples interlocuteurs, avec diplomatie et aisance relationnelle.
- Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité.
- Vous êtes motivé·e par l'accompagnement des étudiants, y compris des étudiants internationaux.

Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans