Secrétariat Particulier du Sous-Préfet H/F - Préfecture de l'Oise

RIFSEEP : groupe 3
Activités principales :
À ce titre, l'agent(e) est chargé(e) de :
- Assurer la gestion de l'agenda du sous-préfet, organiser et coordonner ses rendez-vous, réunions et déplacements, en lien avec les services de l'État, les collectivités territoriales et les partenaires institutionnels ;
- Filtrer et hiérarchiser les sollicitations (appels, courriels, demandes de rendez-vous), en appréciant leur degré d'urgence et de sensibilité ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du sous-préfet, dans le respect des règles de protocole et de confidentialité ;
- Préparer et suivre les réunions (convocations, ordre du jour, documents préparatoires, comptes rendus le cas échéant), en appui du sous-préfet, du secrétaire général et des chefs de bureau ;
- Rédiger, mettre en forme et suivre différents courriers, notes et documents administratifs, en veillant à la qualité rédactionnelle et au respect des délais ;
- Assurer le suivi administratif de certains dossiers, en lien avec les services concernés, et veiller à la bonne circulation de l'information ;
- Apporter un appui transversal au secrétaire général et ponctuellement aux chefs de bureau, notamment lors de périodes d'activité soutenue ou pour l'organisation d'événements institutionnels ;
- Assumer des missions de polyvalence administrative, contribuant à la continuité du service et au bon fonctionnement général de la sous-préfecture;
- Gestion du progiciel des frais de déplacements Chorus-DT.

Activités du service :

Secrétariat du sous-préfet/appui du secrétaire général.
Composition et effectifs du service
21 ETP: 4 A, 6 B, 11 C

Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet et secrétaire général
Liaisons fonctionnelles

Secrétariat du préfet, secrétariat des préfectures et des sous-préfectures, secrétariats des ministères, des services déconcentrés de l'État, des élus locaux, de diverses personnalités.

Compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maitrise requis
- Connaitre l'environnement professionnel : niveau maitrise requis
Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe : niveau maitrise requis
- Savoir s'organiser : niveau maitrise requis
- Savoir rédiger : niveau maitrise requis
Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
- Savoir s'adapter : niveau maitrise requis
- Savoir accueillir : niveau maitrise requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau maitrise requis

Compétences et qualités requises
- Sens aigu de l'organisation et de la priorisation ;
- Discrétion, loyauté et respect strict de la confidentialité ;
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des usages administratifs ;
- Réactivité, autonomie, capacité d'adaptation et disponibilité.;
- Connaissance de l'environnement institutionnel et du fonctionnement des services de l'État appréciée.