Conseiller en Demarches - Mairie de Chartres H/F - Communes

Le Service Vie Citoyenne de l'Autricum Hôtel de Ville et d'Agglomération de Chartres accueille et accompagne les usagers dans leurs démarches d'état civil et d'affaires générales, au guichet comme en back-office. Pour renforcer ses équipes, le service recrute par voie statutaire ou contractuelle un :

CONSEILLER EN DÉMARCHES - OFFICIER D'ÉTAT CIVIL (H/F)
(CATEGORIE C - CADRE D'EMPLOI ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU CONTRACTUEL)

Au coeur de la relation usagers, vous garantissez la qualité, la conformité et la confidentialité des dossiers d'état civil et d'affaires générales, tout en assurant un accueil de proximité. Poste à temps complet (38 h, du lundi au vendredi), impliquant 1 samedi sur 3 ou 1 sur 2 selon planning et la participation aux cérémonies de mariage, sous l'autorité du responsable de cellule du pôle Back-Office.

Vos missions principales :

- Instruire et traiter les dossiers d'état civil: mariages et PACS (instruction, auditions, constitution des dossiers), établissement des livrets de famille et duplicatas.
- Saisir, indexer et mettre à jour les actes d'état civil (filiations, mentions, transcriptions) dans les applications dédiées (COMEDEC...) et assurer la tenue conforme des registres.
- Accueillir, informer et orienter les usagers au guichet; recevoir et instruire les demandes de CNI et passeports.
- Enregistrer les déclarations d'état civil (reconnaissances, naissances, décès) et délivrer copies, extraits et certificats divers.
- Gérer la délivrance des vignettes de stationnement résidentiel et des badges d'accès en zone piétonne.
- Enregistrer les inscriptions électorales et le recensement citoyen; instruire les attestations d'accueil.
- Coordonner les opérations de recensement de la population.
- Participer à la gestion en binôme de la cellule commerce (débits de boissons, ventes au déballage, liquidations, loteries, ouvertures tardives), en lien avec les procédures en vigueur.
- Assurer la transmission fluide des informations entre le front-office et le back-office, le respect des délais de traitement et la confidentialité des données.

Vous maîtrisez les procédures administratives et réglementaires liées à l'état civil et aux affaires générales. Rigoureux et précis, vous savez analyser une demande, vérifier la conformité des pièces et rédiger des écrits clairs. À l'aise avec l'outil informatique, vous utilisez les logiciels métier (e-serius, COMEDEC, Mélodie, Arpège, gestionnaire de files d'attente, Civil Finances) et les applications bureautiques pour mettre à jour les dossiers et bases de données.

Doté d'un excellent sens du service public, vous offrez un accueil courtois et professionnel. Diplomatie, tact et pédagogie vous caractérisent, tout comme votre discrétion professionnelle et votre respect du devoir de réserve. Vous savez gérer le stress face au public, écouter, informer et orienter avec bienveillance.

Polyvalent, vous alternez efficacement entre back-office et front-office. Vous appréciez le travail en binôme et en équipe, faites preuve d'organisation et d'adaptabilité, et contribuez à l'amélioration continue des pratiques. Des formations métier et aux évolutions réglementaires pourront être envisagées pour accompagner votre prise de poste.