Assistante de Direction - Commune de Lezignan-Corbieres H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, votre mission principale réside dans l'assistance de la Direction Générale des dossiers administratifs.

Activités principales:
Réalisation de tâches administratives :

- Assurer le secrétariat et l'agenda du Directeur Général des Services
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus et documents divers
- Participer aux réunions hebdomadaires de direction
- Organiser des réunions, et ou manifestations (invitations, logistiques...)
- Elaborer des plannings (astreintes, calendrier des instances...)
- Gérer le courrier de la direction via l'outil de dématérialisation OPEN DEMANDES
- Assurer le contrôle des courriers sortants de la direction : forme, syntaxe, orthographe...
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations auprès de l'équipe, en lien avec la Direction Générale
- Assurer le suivi administratif des projets et, à ce titre, porter une attention particulière à la transversalité de la mission et, notamment, de la coordination stratégique des moyens en lien direct avec les missions du Directeur Général ainsi que le rôle d'interface entre Direction Générale et Services
- Gérer les contacts du secrétariat de direction
- Organiser, préparer, saisir et suivre les dossiers des différentes commissions et assemblées
- Accompagner la coordination des services
- Participer au classement et à l'archivage des dossiers.
- Rédaction des arrêtés
- Gérer des actes des différentes assemblées liées à la direction
- Assurer l'organisation matérielle et administrative des différentes instances en collaboration avec le service des Assemblées (préparation des instances, convocations, ordre du jour, mise en forme des délibérations, suivi des PV, affichage, transmission au contrôle de légalité)

Activités Annexes
- Gestion des stocks (matériels de bureau, papiers, consommables informatique)
- Référent des actes administratifs de la commune (uniformisation des supports et centralisation des reliures)
- Prendre des notes pendant les réunions et rédiger un compte-rendu

Savoir faire:
Maîtrise du fonctionnement des services de la collectivité
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Maîtrise des outils informatiques
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Principes rédactionnels de la note de synthèse
Principes rédactionnels du compte rendu
Fonctionnement de l'internet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Standard téléphonique
Savoir être:
Disponibilité
Transversalité avec les autres services
Curiosité
Autonomie
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population