Assistant Administratif à Temps Partiel H/F - Assoc Diocesaine de Lyon

Le diocèse de Lyon recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le Pôle Dialogue & Annonce, acteur clé des relations interreligieuses, de la mission universelle, de l'unité des chrétiens et de la coopération missionnaire.

En collaboration avec une petite équipe, vos missions principales sont les suivantes:

- Administration et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique, gestion des demandes.
- Rédaction, réception et transmission des courriers et e-mails.
- Organisation de réunions et visioconférences, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
- Classement, archivage, gestion documentaire.
- Soutien administratif transversal aux services du pôle.
- Mise en place et animation du lien entre les différents services du pôle (ex. : organisation de réunions communes, partage de documents.)
- Appui aux chefs de service pour la vérification des comptes et la préparation budgétaire.

- Suivi de dossiers spécifiques
- Prise en charge autonome de sujets ou problématiques confiés par les chefs de service.
- Reporting régulier sur l'avancement des dossiers.

- Accompagnement des prêtres étrangers
- Suivi administratif complet : titres de séjour, santé, démarches diverses lors de leur arrivée ou départ.
- Préparation de leur venue en France, coordination avec les services diocésains, diocèses d'origine et les différents organismes.

- Communication et relations externes
- Création de supports de communication, gestion de la communication interne/externe.
- Organisation d'événements du pôle et participation ponctuelle.
- Animation des réseaux sociaux.
- Relations avec les partenaires (UCLy, OPM, Racines de demain.) et les lieux de culte d'autres confessions.
- Interactions régulières avec associations, communautés religieuses, paroisses et autres lieux de culte.

Profil recherché:

- Formation & expérience
- Bac +2 (BTS/DUT assistanat ou équivalent).
- 3 à 5 ans d'expérience sur un poste administratif similaire, idéalement dans une association.
- Expérience appréciée dans la réalisation des formalités d'entrée sur le territoire pour les étrangers

- Compétences
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.

- Qualités personnelles
- Autonomie, organisation, sens de l'anticipation et du service.
- Rigueur, fiabilité, discrétion.
- Polyvalence et adaptabilité à des sujets et interlocuteurs variés.
- Goût pour le travail en équipe.
- Très bonne communication orale et écrite.

Type de contrat : CDI à 60% - présence souhaitée le lundi après-midi, mercredi matin, Mardi et Jeudi toute la journée
Lieu : Maison Diocésaine de Lyon, 6 avenue Adolphe MAX, 69005 Lyon
Poste à pourvoir au plus tôt

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations religieuses

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.