Directeur des Affaires Administratives et Financières de l'Ecole H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L'école Universitaire de Premier Cycle Paris-Saclay est une structure innovante :
- qui donne les clés à chaque étudiant-e du 1er cycle pour réussir ses études
- qui l'aide à s'épanouir dans la vie universitaire
- qui l'accompagne dans sa construction d'un projet professionnel et d'études motivant et l'ouvre au monde

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l'école, en lien avec la direction générale des services de l'université, les missions de la directrice ou du directeur des affaires administratives et financières sont les suivantes :

Organisation des activités de son périmètre et management d'équipe

Définir les objectifs, mettre en place les ressources et les outils de gestion nécessaires.
Élaborer et améliorer continuellement les procédures dédiées à son périmètre.
Encadrer hiérarchiquement son équipe, organiser ses activités.
Animer fonctionnellement les équipes qu'il/qu'elle conseille.

Gestion opérationnelle financière

Élaborer, suivre et analyser les budgets annuels et pluriannuels.
Produire les reportings financiers mensuels à destination de la direction.
Garantir la fiabilité des comptes, de la clôture annuelle.
Créer, vérifier et suivre les bons de commande (BC) jusqu'à la livraison ou la réalisation.
Valider les demandes d'achat et contrôler leur conformité budgétaire.
Assurer la mise à jour du tableau de suivi des commandes et engagements.

Gestion administrative et juridique

Veiller au respect du cadre légal et réglementaire en vigueur.
Rédiger et mettre en application de procédures administratives communes avec d'autres entités (directions centrales, composantes, universités membres associés, etc.).
Organiser la tenue des instances de l'École universitaire de 1er cycle et gérer des dossiers stratégiques.

Gestion des ressources humaines

Garantir l'application du règlement intérieur et des différentes chartes RH.
Optimiser les outils de gestion RH.
Assurer les relations avec la Direction des Ressources Humaines.
Superviser l'administration du personnel de l'École universitaire de 1er cycle.

Suivi opérationnel de projets collaboratifs liés à la réussite étudiante

Veiller au bon déroulement du Diplôme Réagir, Rebondir, Réussir, sous l'angle logistique, administratif et financier, avec l'appui de la coordinatrice de la formation.
Contribuer aux projets de l'École en lien avec les lycées (intégration active, séminaires, etc.).

Informations complémentaires :

Poste ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels en CDD de 3 ans renouvelable.
Participation occasionnelle à des événements en dehors des horaires habituels, dans le cadre de la promotion des formations de 1ercycle.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

Connaissance et expérience dans le pilotage administratif, RH et financier d'une entité.
Qualités managériales
Capacités de communication
Connaissances des finances et du droit publics
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une université
La connaissance du fonctionnement du premier cycle & des dispositifs d'orientation et de recrutement en L1, notamment Parcoursup, serait un plus.

Savoir-faire :

Savoir manager une équipe
Savoir gérer le stress
Savoir convaincre un public

Savoir-être :

Grande polyvalence
Être leader
Aisance relationnelle
Avoir le sens de l'écoute
Discrétion

Experience: Débutant accepté

Compétences: Leadership d'équipe,Management stratégique,Optimisation des processus administratifs,Elaborer, suivre et piloter un budget,Présenter un budget,Superviser la gestion financière,Améliorer des procédures administratives,Animer une équipe,Assurer la gestion administrative d'une activité,Conseiller la direction sur les décisions financières stratégiques,Coordonner les activités des différents services administratifs,Optimiser la performance de l'organisation,Piloter une activité,S'assurer du respect des procédures par l'ensemble des collaborateurs

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.