Assistant - Assistante de Direction H/F - Mairie

Etablissement public agissant pour l'intérêt général et qui s'inscrit dans une mission d'utilité collectiveSous l'autorité hiérarchique du Directeur général des services et des Directeurs généraux adjoints, l'assistant de direction prend en charge le secrétariat des membres de la Direction Générale.

Il est un interlocuteur de 1er niveau pour les partenaires institutionnels et l'encadrement de la collectivité. Il apportera une aide permanente aux cadres en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Organisation permanente du travail des membres de la Direction Générale
- Gestion du courrier entrant et sortant de la direction,
- Gestion et suivi des parapheurs entrants et sortants,
- Organisation du classement des dossiers et de l'archivage,
- Rappel des informations importantes,
- Gestion des commandes de fournitures de bureau,
- Gestion des astreintes pour la ville,
- Gestion des congés de la DG et des Directeurs.

Travaux bureautiques
- Saisie, prise de note et mise en forme de documents divers,
- Réception et gestion des appels téléphoniques,
- Renseigner et orienter les interlocuteurs divers,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages importants.

Organisation et planification des réunions
- Gestion des agendas du DGS et des DGA,
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec les cadres,
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus,
- Respecter les délais de transmissions des documents,
- Elaboration de fonds de dossiers.

Conditions d'emploi et horaires
- Planning mensuel prévisionnel incluant 2 permanences par semaine jusqu'à 18h30,
- Horaires réguliers avec amplitudes horaires en fonction des obligations de service,
- Disponibilité vis-à-vis du Directeur Général des Services et des Directeurs Généraux Adjoints
- En cas d'absences imprévues (maladies.), une des assistantes présentes devra remplacer sa collègue initialement inscrite. Ces permanences donnent lieu à récupération et/ou paiement d'heures supplémentaires.

Conditions:
-Casier judiciaire vierge
-Titre de séjour valide - votre permis de séjour ou visa doit être en cours de validité pendant toute la durée du poste ou du contrat.
-Poste soumis aux obligations des agents publics territoriaux, notamment au respect des principes de neutralité et de laïcité du service public

Experience: 1 An(s) - Poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Etre autonome,Maitriser les outils de communication (tel, mail),Savoir examiner et analyser les documents,Capacité d'écoute, d'aide et de disponibilité, Qualités rédactionnelles, Maitriser les outils informatiques (Pack office)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).