Secrétaire - Commune de Tourrettes-Sur-Loup H/F - Communes

Les missions générales :
* Assurer les tâches administratives du Pôle ;
* Accueil téléphonique et physique du centre technique municipal ;
* Suivi des commandes travaux ;
* Rédaction de courriers et comptes-rendus.

Les liaisons hiérarchiques et transversales :
Liaisons hiérarchiques : Le Maire -+ DGS -+ Directeur du Pôle Qualité de Vie et Embellissement de la Commune.

Relations transverses :
- Relation régulière avec l'élu délégué aux travaux de la voirie ;
- Relation avec tous les agents de la Mairie, en particulier avec les agents du pôle ;
- Nombreuses interactions avec les administrés ;
- Relation avec des personnes extérieures au service (fournisseurs, prestataires, personnel d'autres collectivités...).

Autonomie - Contrôle :
- Activités définies et organisées en fonction du planning et des consignes données par le responsable hiérarchique ;
- L'autonomie sur ce poste de travail est importante du fait des interactions avec les administrés, les services et les agents du pôle ;
- Le travail est contrôlé par l'encadrement.

Les activités :
- Assurer les tâches administratives du Pôle ;
- Assurer le suivi du planning du DST pour les prises de rdv sur demande des administrés et élus ;
- Assurer le suivi financier avec les techniciens, le DST, et le pôle ressources ;
- Assurer le suivi des tableaux congés, des Epi, et tous les tableaux de suivi mis en place sur le pôle ;
- Être force de proposition pour optimiser et fluidifier l'organisation administrative du pôle sous couvert de la validation de la hiérarchie.

- Accueil téléphonique physique :
o Répondre au standard téléphonique et assurer l'accueil physique au CTM.

- Suivi des commandes travaux :
o Assurer le suivi des commandes fournisseurs ;
o Assister les référents techniques dans la réalisation des dossiers de marchés sous couvert de la validation de la hiérarchie ;
o Gestion administrative des dossiers (création de comptes, ect...) ;
o Tenir un tableau de suivi des travaux, en particulier relatifs aux demandes formulées sur le portail citoyen.

- Administratif :
o Rédaction de courriers, comptes rendus ;
o Participer aux réunions (si nécessaire) et rédiger les comptes rendus, vérifier et envoyer les CR ;
o Accusé de réception de toutes les demandes (formulées par mail, par courrier, par le biais du portail citoyen, ect) ;
o Réponses aux courriers et mail des administrés et des services ;
o Rédaction et envoi des documents techniques (sous couvert du directeur et des référents techniques) ;
o Travaux : aide rédactionnelle du dossier technique, courrier de consultation, vérification des devis (création de tableaux et comparatifs.

Les compétences
Les compétences relationnelles :
- Sens de la pédagogie et de la diplomatie ;
- Sociable et courtois ;
- Autonome, réactifs ;
- Organisation de son temps ;
- Consciencieux ;
- Sait travailler en équipe ;
- Discrétion professionnelle : secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens du service public.

Les compétences professionnelles :
- Maitrise du fonctionnement et de l'utilisation des outils informatiques et bureautiques ;
- Connaissances des règles financières de la commune et du suivi (formation interne) ;
- Connaissances des logiciels métiers (formation régulière).

Les conditions d'exercice
Horaires de bureaux sur la base de 35h par semaine.

Contraintes physiques liées aux gestes et postures et contraintes intellectuelles :
- Stress (accueil téléphonique parfois physique) ;
- Routier (déplacement dans les services si nécessaires) ;
- Fatigue posturale liées au poste de travail (travail de bureau majoritairement) ;
- Déplacement dans une enceinte technique (présence de machines-outils, circulation de véhicules de travaux et engins de chantiers).

Le profil professionnel
- Connaissance approfondie gestion administrative et logiciels (expérience réelle et réussie).