ou une Secrétaire Pédagogique H/F - Université Côte d'Azur

Le service administratif est composé de 8 personnes. Une responsable administrative en charge du pilotage administratif et financier, une responsable du suivi budgétaire et des justifications de contrats et de six assistantes en gestion administrative, financière et suivi des dépenses des axes de recherche, de la direction et des services communs ainsi que de la gestion des recrutements de CDD.

Vous serez sous la responsabilité directe de la responsable administrative et sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'UMR7010.Nous recherchons notre futur/future Secrétaire gestionnaire !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Organiser les réunions du Directeur d'unité, conseils de laboratoire et conseils scientifiques, rédiger et diffuser les comptes rendus,
Assurer la mise en oeuvre des procédures liées à la ZRR et à la logistique lors de l'accueil des personnels et visiteurs,
Constituer et contrôler les dossiers d'accueil des stagiaires, visiteurs et invités,
Organiser et assurer le soutien logistique des manifestations, réunions, comités, séminaires et colloques,
Coordonner et mettre à jour la base de données des personnels et des congés,
Assurer la mise à jour du règlement intérieur et de l'organigramme,
Participer à l'élaboration des rapports d'activité en alimentant les applications et en assurant l'extraction des données dans les systèmes d'information,
Mettre en oeuvre les procédures de gestion et relancer les interlocuteurs internes ou externes dans le cadre du suivi des dossiers,
Procéder aux opérations d'engagement, de liquidation et d'intégration,
Collecter et contrôler les pièces et justificatifs nécessaires aux opérations de gestion,
Traiter les échanges avec les outils de gestion ainsi qu'avec les services de gestion,
Accueillir et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de l'unité,
Assurer le suivi de l'information et l'affichage au sein de l'unité,
Rédiger des courriers, notes ou comptes rendus,
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion,

Ce poste est fait pour vous si :

Application de la règlementation et mise en oeuvre des procédures spécifiques aux domaines de gestion,
Maîtrise des outils bureautique et techniques d'élaboration de documents et de communication,
Connaissance générale du fonctionnement des administrations publiques,
Connaissance générale des ressources humaines,
Organisation de l'activité en veillant au respect des échéances et des priorités,
Qualité relationnelle et aptitude au travail en équipe pour assurer la continuité de service,
Transfert des savoir-faire techniques et des connaissances sur l'unité et son environnement,
Alerte en cas de dysfonctionnement liés aux traitements et opérations de gestion
Rigueur et respect de la confidentialité des informations.