Assitant Formation H/F - France Travail

Dans le cadre du développement de notre centre de formation situé à Vitrolles, vous intervenez en tant qu'assistant(e) formation. Vous assurez la gestion administrative, l'organisation des sessions et le suivi qualité des actions de formation.
Vous accueillez les stagiaires, formateurs et partenaires par téléphone et physiquement.
Vous gérez les inscriptions, organisez les informations collectives, les tests de sélection et constituez les dossiers administratifs des stagiaires.
Vous rédigez et suivez les conventions, convocations, attestations et feuilles d'émargement.
Vous assurez le suivi des financements (France Travail, OPCO, CARIF OREF, entreprises) et vérifiez que les obligations réglementaires de formation sont respectées.
Vous planifiez les sessions de formation et mettez à jour les plannings.
Vous préparez les salles, les supports pédagogiques et le matériel. Vous suivez le bon déroulement des formations en présentiel et distanciel.
Vous faites le lien entre la direction, les formateurs et les stagiaires afin de garantir la continuité de l'activité.
Vous mettez à jour les tableaux de suivi et les bases de données.
Vous établissez les attestations de formation et assurez la traçabilité administrative.
Vous collectez les évaluations à chaud et à froid et participez aux démarches qualité, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi.
Vous contribuez à l'amélioration continue des procédures internes.

Le poste demande rigueur, organisation et sens des priorités. Vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle et respecter des délais.
Vous avez un bon relationnel, appréciez le travail en équipe et faites preuve d'autonomie.

Profil recherché : formation Bac +2 minimum (GPME, SAM, GEA ou équivalent). Une connaissance du secteur de la formation professionnelle est appréciée.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

Conditions : poste basé à Vitrolles, temps plein 35 heures hebdomadaires. Horaires administratifs variables entre 8h et 17h30. Contrat CDI.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Formation des employés,Management des ressources humaines,Techniques de communication interne,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Accompagner les salariés dans leur parcours professionnel,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer un accueil téléphonique,Assurer une veille réglementaire et législative,Communiquer efficacement avec les équipes et la direction,Gérer les dossiers individuels de formation,Mener un entretien, une interview, une audition,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en oeuvre des actions de communication,Organiser et piloter un programme de formation,Organiser un recrutement,Réaliser des entretiens de recrutement,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser un suivi des contrats en alternance,Renseigner les salariés sur leur dossier personnel et répondre à leurs questions liées aux ressources humaines,Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.