Assistante de Formation H/F - France Travail

Afin de compléter notre équipe administrative, nous recherchons un(e) assistant(e) de formation professionnelle.
Le poste est à pourvoir immédiatement, dans le cadre du remplacement d'un personnel en congé parental

Votre mission consiste à assurer la gestion administrative liée aux actions de formation de notre structure.

Activités Administratives :
Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès, assurer l'orientation des interlocuteurs/clients internes et externes, et/ou la transmission écrite ou orale des messages.
Suivre le recrutement des apprenants : suivre les candidatures, gérer les dossiers de candidature informer les candidats retenus/non retenus : mail - téléphone - courrier, informer les prescripteurs/financeurs
Etablir les contrats en lien avec les entreprises et les OPCO, les conventions de formation, assurer le suivi de leur réalisation en vue de la facturation
Préparer les informations collectives (convocations, préparation des grilles accueil stagiaires, édition des émargements)
Gérer le suivi administratif des dossiers des apprenants : dossier individuel, livret des apprenants, de suivi en entreprise, feuilles de présence, émargements, absences - justificatifs, attestations, courriers, convocations, rémunérations
Etablir et envoyer les attestations de fin de formation
Procéder à l'archivage des dossiers

Activités de gestion:
Recueillir et vérifier les prises en charge financeurs sur les différentes plateformes de suivi (montant financé, nombre d'heures.)
Collecter et vérifier des justificatifs nécessaires à la facturation (bons de commande, émargements.)
Reporter les relevés d'heures formateurs pour la mise en paiement mensuelle

Compétences et aptitudes requises:
- Maîtrise des outils informatiques, appétence pour les logiciels bureautiques et de gestion, les outils numériques
- Réactivité
- Capacités d'adaptation
- Sens de l'organisation, rigueur
- Qualité d'expression orale et écrite
- Dynamisme, autonomie, esprit d'équipe

Horaire : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30

Rémunération : basée sur les grilles de la Fonction Publique d'Etat : selon diplôme et expérience professionnelle en lien avec le poste

Experience: 1 An(s)

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).