Assistant de Direction H/F - Delannoy et Associes

Présentation de la société :

AADA est une agence d'architecture de 32 personnes basée à Lille et Boulogne-sur-Mer.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une personne à l'agence de Lille (22 place des Frères Thomas à LAMBERSART), pour un poste d'assistant(e) de direction en CDI, avec un profil « créatif ».

Vous travaillerez en binôme avec une autre responsable de direction en CDI et un étudiant en alternance. Vous serez également en étroite relation avec la responsable de direction en CDI de l'agence de Lambersart.

Notre agence est la 3e plus grosse agence d'architecture au nord de Paris. Notre site internet : https://www.aada-architectes.com/

Missions types :

1. ASSISTANCE A LA COMPTABILITE SOCIALE
a. EMBAUCHE
- DUE
- Adhésion complémentaire santé
- Gestion des RV médecine travail
b. FICHES SALAIRES
- Transmission des éléments pour rédaction des fiches par la comptable (jours de congés, kms, frais.)
- Vérification et virement des salaires

2. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
a. Paiement des factures et vérification
b. Gestion des prestataires de services
- Société de nettoyage, la Poste, Orange.
c. Achat de fournitures divers

3. ASSISTANCE A LA COMPTABILITE GENERALE
a. Vérification des virements sur relevés bancaires / mois
b. Mise à jour des paiements sur tableau financier / mois
c. Tenue du classeur « paiement factures » une fiche par client / mois et vérification de tous les paiements avant archivage
d. Préparation de la pochette mensuelle (factures clients et fournisseurs) pour TVA/mois
e. Assistance à la comptable pour bilan annuel : recherche de justificatifs

4. RELATION AVEC LE PERSONNEL
a. Répond aux questions, met en relation l'équipe de Lambersart avec le bureau de Boulogne-sur-Mer

5. RELATION AVEC LES CLIENTS
a. Rédaction et envoie des dossiers de candidature (PUBLISHER, POWERPOINT)
b. Veille - Gestion des appels d'offre
c. Gestion du book (INDESIGN), site internet, LinkedIn
d. Gestion du standard

Profil recherché :
Profil : Niveau Bac minimum - Une première expérience serait souhaitable dans une entreprise liée au monde du bâtiment (architecture, bureau d'étude, entreprise de travaux)

Qualités recherchées :
Motivation, créativité et autonomie.
Excellente maitrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Publisher)
Maîtrise des logiciels Adobe serait un plus (InDesign, Photoshop)

Merci de faire parvenir vos CV par mail : ****@****.**

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.