Assistant de Gestion Administrative Ds3b H/F - Service Public

Au sein de la sous-direction de l'éthique, de la protection des publics et des métiers, le bureau Emploi, métiers et diplômes du sport et de l'animation est un bureau, de 20 personnes, organisé autour de trois pôles d'activité :

- le pilotage de la certification et la gestion des recours en lien avec l'activité du bureau,

- les dispositifs d'accompagnement à la formation et à l'emploi (Parcoursup, apprentissage, VAE, etc),

- le suivi et l'accompagnement des services, des fédérations et des établissements relevant de la tutelle du ministère des sports

Les objectifs du bureau sont :

- garantir des certifications permettant la sécurité des pratiquants et en phase avec les besoins du marché de l'emploi,

- développer l'emploi et la professionnalisation dans le sport et l'animation,

- contribuer à la simplification des processus administratifs et réglementaires.

Pour atteindre ces objectifs, l'équipe porte les missions suivantes :

- élaboration de politiques publiques en matière de diplômes professionnels dans le champ du sport et de l'animation,

- gestion du pré-contentieux et du contentieux inhérents à l'activité,

- veille stratégique, appui, conseil et accompagnement des acteurs,

- pilotage de dispositifs nationaux de soutien à l'emploi et la professionnalisation.

- représenter le ministère chargé des sports au sein des différentes instances.En qualité d'assistant(e) gestion administrative, vous occupez une fonction essentielle au bon fonctionnement du bureau emploi, métiers, diplômes du sport et de l'animation.

Vos activités quotidiennes sont variées et contribuent principalement au suivi administratif de l'activité certification du bureau et aux relations avec les services et les usagers :

Activité certification

- Actualisation de bases de données :

Saisir et actualiser les fiches du Répertoire National des Certifications Professionnelles et du Répertoire Spécifique, en lien avec les ingénieurs de certification

Faire remonter les alertes en cas de retard, de demande de modification, etc.

- Réunions de la commission professionnelle consultative (CPC) sport et animation :

Préparer, traiter et suivre l'ensemble des documents administratifs liés aux réunions de la CPC (saisir et mettre à jour des données, effectuer des relances, mettre en forme et diffuser les documents)

Assurer l'organisation logistique des réunions (convocations, réservation de salle, etc.),

- Suivi administratif et logistique de groupes de travail :

Assurer l'organisation logistique et suivi administratif des réunions (convocations, réservation de salle, lien visio, etc.)

Relation réseaux et usagers

- Gestion et suivi des courriels adressés au bureau (boîte fonctionnelle)

- Actualisation des annuaires

Activités ponctuelles

- Contribuer au suivi administratif du dispositif Sésame en lien avec le chargé de mission

- Gérer les licences « utilisateur » de l'application informatique Platform'Sesame

- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, comptes rendus, courriers)

- Assister la mise sous parapheur de notes ou courriers (parapheur électronique Elise)

Savoir-faire opérationnels:

- Maîtriser des techniques de secrétariat et d'assistanat, règles d'expression écrite et orale

- Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWER POINT...)

- Connaître la logique de fonctionnement des bases de données

- Capacité d'organisation : anticiper et respecter les délais, alerter si besoin

- Connaissance et intérêt pour la fonction publique et l'environnement ministériel

- Savoir organiser sa charge de travail

Savoir-être:

- Esprit d'initiative

- Discrétion professionnelle