Assistante de Direction - Département des Hauts-De-Seine H/F - Conseils départementaux

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction, en collaboration étroite avec la seconde assistante, en
garantissant la continuité et la qualité du soutien administratif. Apporter un appui à la direction dans l'organisation quotidienne,
la gestion des agendas, la communication interne et externe, l'accueil des interlocuteurs, ainsi que le classement et le suivi des
dossiers. Participer activement à la préparation des réunions, à la rédaction de notes et comptes rendus, et à la coordination
des informations au sein des services.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction, orienter les interlocuteurs et gérer les demandes entrantes.
- Gérer l'agenda et l'organisation des réunions du directeur et de son adjoint, en coordonnant les rendez-vous et la logistique
associée.
- Préparer et suivre les dossiers de réunions (fiches communales, historiques, plans, fonds techniques) ainsi que les fiches
DGS/Cabinet/PCD, en assurant les relances auprès des services concernés.
- Assurer le suivi de la GRC et des correspondances : réception et traitement des courriels, mise en forme et envoi des
réponses, suivi des tableaux de bord et relances des services.
- Participer aux tâches générales de secrétariat et à la gestion administrative : traitement, classement, archivage, suivi des
rapports et délibérations sur AIRSDélib, et gestion des indicateurs d'activité.

Le ou la candidate possède une excellente connaissance des procédures administratives internes et maîtrise les outils bureautiques et métiers (Word,
Excel, Outlook, PowerPoint, AIRS Délib, GEC, GRC, Adobe Acrobat Pro). Il ou elle fait preuve d'une grande rigueur, d'une
bonne méthode et d'un sens aigu de l'organisation, ainsi que d'une parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
Dynamique et adaptable, le ou la candidate dispose d'une aisance relationnelle certaine, d'un esprit d'équipe affirmé et
respecte la confidentialité dans l'exercice de ses missions.