Gestionnaire Scolarité - les Monts d'Aunay H/F - Communes

Suite à un départ d'un agent, la commune est à la recherche d'un(e) gestionnaire scolarité à temps complet - 35 heures. Sous la supervision du responsable ressources et en étroite collaboration avec l'adjointe en charge des affaires scolaires, l'agent aura pour mission les tâches courantes en lien avec le service scolaire.

Les missions sont les suivantes :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secteur scolaire, identifier les demandes, informer les usagers sur les règlements et les tarifs, sur les démarches à effectuer ou les orienter vers les services compétents ;

- Réaliser toutes les démarches liées aux inscriptions et réinscriptions scolaires - Instruction des dossiers d'inscriptions (ONDE + logiciel métier FUSHIA) ainsi que la mise en place de communication pour la campagne d'inscriptions ;

- Assurer la gestion administrative des dossiers correspondants (dérogations scolaires, édition et suivi des listes d'élèves, mise à jour des dossiers et des données, rédaction de courriers, courriels, note de service et tous autres actes administratifs, mise à jour de tableaux de bord, archivage régulier des documents, actualisation des informations sur le portail famille, etc.) ;

- Suivi des inscriptions et pointage des enfants prévus et présents et récupération des données via tablettes mises en place ;

- Gestion de la facturation mensuelle des activités périscolaires ;

- Gestion des commandes de repas ;

- Gestion des demandes de dérogations et participations des communes ;

- Instruire et assurer la bonne application des PAI (Projet d'Accueil Individualisé) ;

- Gestion des devis et factures en lien avec le service scolaire (réalisation des mandats de paiement et des titres de recette) et assurer le contrôle et le suivi des écritures comptables ;

- Rédiger et transmettre des bons de commande et suivre les livraisons ;

- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent ;

- Traiter les demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes...) ;

- Rédaction des comptes rendus divers ;

- Récupérations des problématiques des sites et établissement des avertissements à envoyer aux responsables légaux ;

- Suivi des stocks et gestion des livraisons en fonction du besoin des sites ;

- Suivi des heures effectuées par les agents du service scolaire ainsi que les agents mis à disposition du centre aéré et transmission du compteur mensuellement ;

- Suivi des congés des agents du service scolaire ;

- Gestion et suivis des demandes de stages ;

- Aide à l'établissement des plannings annuels (et planning vacances) des agents pour chaque rentrée scolaire ;

- Retranscription de toutes informations et besoins provenant des sites à la responsable ressources.

Intitulé du diplôme : baccalauréat

Savoir faire :
Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale. Maîtrise de l'outil informatique (Word - Excel).
Une expérience similaire serait un plus.

Savoir être :
- Etre organisé, rigoureux et méthodique ;
- Esprit d'initiative et disponibilité ;
- Etre capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs ;
- Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression écrite et orale Sens du contact et du dialogue ;
- Etre autonome au quotidien dans l'organisation du travail mais savoir se référer à l'autorité ;
- Savoir rendre compte, à sa hiérarchie, aux élus d'une situation de tension ;
- Savoir travailler en transversalité ;
- Être force de proposition ;
- Être réactif ;
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles ;
- Être diplomate ;
- Sens du service public ;
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.