Assistant Administrative Udap de l'Orne Alençon H/F - DRAC

1 - Relations avec le public : accueil, accompagnement, instruction
- gérer la boite mail udap.orne: analyser la nature des demandes, les hiérarchiser et réorienter ; traiter les questions techniques de premier niveau.
- gestion du secrétariat du service en relais de l'adjointe administrative : gestion de la boîte ads61, enregistrement des dossiers d'ADS (dématérialisés + papier), accueil téléphonique tous les matins, accueil physique (ponctuel). Réponse aux sollicitations des services instructeurs et des différentes partenaires, et accompagnement des demandeurs dans la concrétisation de leurs projets : aide à la constitution du dossier, réponse aux questions techniques de premier niveau.
- pré-instruction des demandes d'autorisation relatives aux devantures, à la publicité aux enseignes et aux lignes électriques en espaces protégés sur tout le territoire ; pré-instruction des dossiers de déclaration préalable (ravalements, modifications de façade/toiture notamment) sur 4 EPCI en lien avec les ingénieurs et l'ABF de l'UDAP
2 - Organisation, activité et administration du service
- référente sur les questions relatives au bon fonctionnement des locaux, les moyens logistiques, informatique fournitures et matériels, véhicules de service, en liaison avec le secrétariat général site de Caen
- réceptionner les demandes de porter-à-connaissance et d'avis, préparer la base types support des avis de l'ABF pour les documents de planification urbaine, ICPE, projets éoliens etc... - adresser les réponses papier et numériques sur les plateformes dédiées, réaliser les classements et recherches d'antériorités ;
- mettre en forme divers courriers, rapports et présentations, et gestion des agendas du service.

La connaissance dans le domaine de l'architecture est demandé pour ce poste

Pour postuler: cv + lettre de motivation obligatoire

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Instruire des dossiers,Mettre en forme des courriers, rapports...,Maitriser les outils informatiques,Architecture

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.