School Officer H/F - Marymount International School Paris

Marymount International School, Paris is a private, co-educational, international, Catholic school offering a standards-based curriculum to students aged 2 years to 14 years. We are part of the RSHM (Religious of the Sacred Heart of Mary) network of international schools. Working in an international school means working in a high-energy environment that unconditionally puts student well-being and learning at the center of everything we do in order to accomplish our important mission. All staff and faculty members are expected to consciously and continuously promote the mission, values and programs of Marymount International School, Paris.

The Marymount Mission:

As a Catholic school embracing diversity, and in the spirit of our RSHM Mission "that all may have life", our school community is committed to the education of every student so that they may think creatively, reason critically, communicate effectively and learn continuously.Votre Role

Assurer un accueil professionnel et chaleureux de la communauté scolaire, tout en apportant un support administratif, logistique et organisationnel au School Office, aux Admissions et à la Direction, afin de garantir le bon fonctionnement quotidien de l'établissement.

Le School Officer assure le bon fonctionnement opérationnel du School Office et apporte un appui administratif et logistique aux Admissions et à l'Executive Assistant.

Accueil & Office Management :

- Accueillir avec élégance et raffinement les visiteurs, familles et élèves (en présentiel et par téléphone) ;
- Gérer les flux visiteurs en coordination avec la sécurité (badges, registre procédures) ;
- Accueillir les élèves en retard et assurer le suivi des présences élèves ;
- Assurer la communication quotidienne avec les agents de sécurité et leur transmettre les informations nécessaires ;
- Gérer les objets trouvés (Lost & Found) ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Gérer la boîte email du School Office ;
- Mettre à jour le calendrier du portail et les supports d'information ;
- Commande et suivi des fournitures estivales (summer orders, papeterie, commandes estivales) et tenir à jour et responsable de l'inventaire des fournitures au sous-sol ;
- Gérer les réservations de salles internes à l'administration (Auditorium, Salon, Board Room, etc.).

Support administratif :

- Préparer et transmettre les documents administratifs standards et officiels :
certificats, bulletins, relevés de notes, lettres de recommandation (selon périmètre défini) et après accord school officer (Estel) ;
- Maintenir à jour la documentation, garder bien ranger et veiller sur le propreté du Salon ;
- Assurer l'inscription des nouvelles familles aux Safeguarding et Maisons ;
- Traduire des documents non confidentiels, selon les compétences linguistiques ;
- Maintenir la base de données PowerSchool de façon quotidienne et ponctuelle selon les demandes des équipes administratives (présence des élèves, les sorties anticipés ou arrivées tardives, la liste de contacts d'urgence,....) ;
- Compléter les base de données (i.e. Onde) en support du département d'admissions ;
- Compléter les informations relatives aux élèves pour l'Académie de Versailles.

Onboarding, logistique & coordination :

- Envoyer les communications standardisées validées par Admissions ou autre département administratifs (uniformes, informations pratiques, onboarding) ;
- Informer la sécurité des rendez-vous de la direction et événements institutionnels ;
- Coordonner la logistique des événements à l'échelle de l'école en support de l'équipe communication : salles, installations, informatique, supports imprimés, décoration, prestataires ;
- Préparer les supports imprimés :
- Transition Packets (en appui à la Direction et à l'Executive Assistant) ;
- Supports pour réunions, retraites ou événements internes ;
- Documents Admissions (Open House, consultations) ;
- Gérer l'inscription et la présence des invités ;
- Fournir un support administratif standard à la Direction, à l'Executive Assistant et aux autres départements administratifs (Communication, Admission, Business Office et Facilities) ;
- Apporter un appui ponctuel aux visites de l'école (alumni, partenaires, potentielles familles,...).

The Profile We Are Looking For:

- Excellentes compétences organisationnelles et de communication écrite ;
- Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, indispensable ;
- Sens du service, grande discrétion et respect strict de la confidentialité, avec une présentation irréprochable ;
- À l'aise avec les outils numériques ;
- Capacité à gérer plusieurs priorités de manière professionnelle et sereine ;
- Une expérience en relation client, gestion d'événements ou dans le secteur de l'éducation est appréciée ;
- Attitude positive, excellentes qualités relationnelles, diplomatie et proactivité ;
- Titulaire d'un passeport européen ou d'un titre de travail valide en France ;
- Casier judiciaire vierge (bulletins n°2 et n°3).