Adjoint Administratif au Tribunal Judiciaire d'Albi H/F - Direction des services judiciaires - CA TOULOUSE

Le TJ est chargé de poursuivre et juger les infractions pénales ainsi que de trancher les litiges civils qui ne sont pas de la compétence d'une autre juridiction. Le TJ d'Albi dispose de certaines compétences départementales (cour d'assises du Tarn, pôle social, expropriations, nationalité) et ses services sont regroupés dans un palais de justice ancien mais rénové et fonctionnel.

Le service d'affectation sera déterminé en fonction des besoins liés à l'activité judiciaire et de soutien et, dans la mesure du possible, en fonction des compétences de l'agent.

Composition et effectifs du service : Greffe : 37 agents dont 3 directeurs (dont le directeur de greffe), 27 greffiers (dont 2 fonctionnels), 2 secrétaires administratives, 1 agent contractuel de catégorie B, 12 adjoints administratifs, 1 adjoint technique, 1 agente contractuelle de catégorie C

Votre hiérarchie : Le directeur de greffe ou un des trois autres agents de la direction de greffe

Vos interlocuteurs métiers :Les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnelsL'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat (article 4 du décret n° 2006-1760 du 23 décembre 2006). Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.

Activités principales :

1- Direction/ Administration / Gestion

1-1 Secrétariat

Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement

Organiser la documentation

Diffuser et afficher l'information

Dactylographier et mettre en page les documents

Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-2 Accueil

Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent

Donner des renseignements d'ordre général

Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

1-3 Classement et archivage

Organiser et suivre le plan de classement du service

Archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure

2-1 Enregistrement des procédures

Réceptionner les pièces de procédure

Enregistrer dans les applicatifs métiers

Mettre le dossier à la disposition des avocats

Gérer la communication électronique du dossier

Transmettre les dossiers aux services compétents

2-2 Réception et préparation d'actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

2-3 Aide à la préparation et au suivi des audiences

Établir les avis, les convocations...

Préparer la notification des décisions

Classer les pièces au dossier

2-4 Gestion des originaux et copies

Classer les originaux au rang des minutes

Apposer les mentions nécessaires sur les minutes

Préparer la délivrance des copies

3- Logistique / Fonctionnement

3-1 Accueil, information et renseignement

Connaissances :

-Applicatif(s) métier(s)

-Circuits administratifs

-Organisation judiciaire et administrative

-Outils bureautiques

Savoir-faire :

-Alimenter les tableaux de bord et statistiques

-Donner une information juridique et/ou procédurale

-Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

-Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

-Maîtriser les nouvelles technologies

Savoir-être :

- Avoir le sens de l'organisation

- Avoir le sens des relations humaines

- Faire preuve de discrétion et de polyvalence