Assistant de Direction - Chargé de la Coordination H/F - Préfecture du Val-d'Oise

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales
Attributions spécifiques d'assistant(e) de direction :
Gestion de l'agenda de la direction (prises de rendez-vous et organisation de réunions, gestion des communications téléphoniques, réservation de salles, de visio conférences ou véhicules) ;
- Gestion des parapheurs, des dossiers et du courrier de l'ensemble de la direction;
- Gestion logistique (commande de fournitures, maintenance).

Attributions spécifiques à la coordination et à la comitologie
- Gestion du courrier coordonné mis à signature du corps préfectoral (courriers des services déconcentrés) en vérifiant le respect de la charte et la clarté et de la cohérence des documents fournis;
- Organisation des comités de direction de l'État ;
- Préparation de dossiers divers à l'attention du corps préfectoral (bilatérales, entretiens, réunions inter-services) ;
- Actualisation au fil de l'eau de l'annuaire interministériel des services de l'État;
- Rédaction de relevés de conclusion de réunions (en relais de l'encadrement) ;
- Organisation et/ou appui lors d'évènements ponctuels.

Vos activités secondaires
- Préparation des dossiers des comités d'administration régionaux (CAR), des pré-CAR et de diverses réunions régionales (réunion des préfets franciliens, comité des secrétaires généraux, visioconférences...) ;
- Rédaction des arrêtés préfectoraux de délégation de signature ;
- Réalisation du recueil des actes administratifs du Val-d'Oise (publication, affichage réglementaire).

Votre environnement professionnel

Activités du service :
Le bureau de la coordination, de la comitologie et de l'environnement est constitué de deux sections :
- une section de la coordination, de la comitologie, en charge des missions de coordination et du traitement du courrier mutualisé (préfecture, directions départementales interministérielles) ;
- une section des installations classées, en charge de l'instruction et de la gestion des dossiers relatifs aux installations classées pour la protection de l'environnement (ICPE), en lien avec l'unité départementale de la DRIEAT.
Composition et effectifs du service :
20 agents: 1 directrice (A), 1 directrice adjointe (A), 2 chefs de bureau (A), 1 chef de section (A),1 chef de Section (B), 2 agents à la section de la coordination, de la comitologie et de l'environnement (B), 6 agents à la section installations classées (5B, 1C), 5 chargés de missions (A) et 1 agent (B) au bureau de l'animation des politiques publiques interministérielles.
Liaisons hiérarchiques :
Directrice, directrice adjointe, chefs de bureau, chefs de section
Liaisons fonctionnelles :
Tous services de la préfecture et des sous-préfectures
Directions départementales interministérielles et autres services de l'État

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Savoir faire :
Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis

Savoir être :
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Faire preuve de rigeur et de méthode
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - à acquérir
S'avoir s'exprimer oralement
/ niveau pratique - requis

Vos perspectives :
Autres postes d'assistant(e) de direction notamment du corps préfectoral