Chargé d'Accueil Secrétariat Mutualisé - Communauté de Communes Terres des Confluences H/F - Structures de coopération territoriale

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice de l'administration générale et du numérique, vous participez à l'accueil physique et téléphonique, vous orientez et renseignez le public. A ce titre, votre mission que vous assurerez en binôme, est essentielle pour l'image de la collectivité auprès des usagers et pour les missions de service public.

Affaires générales et relations usagers :

1 - Accueil physique et téléphonique :
Renseigner et orienter les administrés, orienter les appels, prendre les messages et filtrer.

2 - Secrétariat Affaires générales :
Gestion et orientation du courrier, affranchissement,
Saisie et mise à jour de tableaux et documents divers,
Saisie des bordereaux d'envoi et pièces annexes,
Documents à relier, à scanner, dossiers à constituer,
Gestion des commandes de fournitures de bureau et du stock de petit matériel,
Liaison avec les prestataires extérieurs pour des demandes de prestations diverses.

Secrétariat Interservices :

1 - Développement économique
Prise de rendez-vous dans le cadre des permanences développement économique,
Gestion des Déclarations d'Intention d'Aliéner (DIA).

2 - Instruction - Gestion administrative du service
Mise sous pli et envoi et classement des courriers en LRAR : maire, sous-préfecture, etc.,
Envoi et classement des arrêtés,
Publication sur logiciel,
Élaboration et archivage des Certificats d'Urbanisme (CUa).

Savoirs :

-Bonne élocution,
-Compétence et aisance en matière d'accueil téléphonique,
-Maitrise de la gestion du stress face au public,
-Neutralité et objectivité en toutes circonstances,
-Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Savoir-être :

- Rigueur et discrétion,
- Adaptabilité et polyvalence,
- Sens du service public,
- Communication.