Assistant Administratif - Chargée de l'Exécution Comptable - Commune d'Arles H/F - Communes

Un poste d'Assistant(e) Administratif(ve) à la Direction de la Restauration Collective. Ce poste relève du cadre d'emploi des Adjoints administratifs (Catégorie C)

Mission

o Ce poste est directement rattaché au Directeur de la restauration collective.

Activités
- Occuper les fonctions de secrétariat et d'assistance administrative auprès du Directeur
- Faciliter le travail des agents de la Direction sur des missions transversales, notamment à travers la centralisation d'informations et d'actions menées pour l'ensemble de la Direction
- Gérer les effectifs de la Restauration Collective (scolaires, portage à domicile, restauration municipale, crèches, foyers et centre-aéré - commande de pain)
- Suivre le budget (engagement des bons de commande - suivi des factures)
- Suivre les marchés
- Réaliser les missions de secrétariat : Préparation et suivi des rendez-vous, mise à jour du calendrier Outlook, participation à la rédaction de courriers et notes de service, recherche d'information, mise en forme de documents et diffusions d'informations
- Garantir l'accueil physique et téléphonique
- Traiter et Distribuer le courrier en interne (arrivée et départ) : préparation des dossiers, rédaction et diffusions des procès-verbaux ou comptes-rendus
- Assister le Directeur sur certains dossiers particuliers en termes de suivi administratif ou organisationnel
- Formaliser les documents administratifs sur les décisions

- Connaissance du fonctionnement des services de la Collectivité
- Connaissance des finances et des marchés
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Maîtrise des logiciels de bureautique et des outils numériques
- Qualités rédactionnelles
- Sens de l'organisation, gestion du temps
- Rigueur administrative
- Esprit d'initiative et autonomie
- Discrétion professionnelle et diplomatie
- Bon sens relationnel
- Aptitude au travail en équipe