Assistante Administrative - Grenoble-Alpes Métropole H/F - Structures de coopération territoriale

Mission principale du service : assurer le déploiement et le fonctionnement du PLIE (Plan local pour l'insertion et l'emploi) sur l'ensemble du territoire du bassin grenoblois

Composition du service: 2 ETP d'assistant/e administratif/ve, 2 ETP de responsables de territoire, 2 ETP de chargés de bases de données de logiciel Viesion, 1 apprenti, 1 ETP de directeur

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Activité 1 : Suivi administratif du PLIE
Saisie des données dans le logiciel Viesion
Traitement des contrats d'engagement du PLIE
Réalisation de requêtes et classement des documents des participants dans le logiciel Viesion
Gestion des relations avec les référents PLIE, les interlocuteurs du conseil départemental, de France Travail et des partenaires associés

Activité 2 : Appui aux responsables de territoire du PLIE
Organisation et participation aux Commissions locales d'admission des bénéficiaires, en soutien à l'un des deux responsables de territoire PLIE
Gestion des accès des professionnels du PLIE aux outils internes (module d'orientation vers les actions du PLIE) et externes (Portail emploi/OPUS, Caf PRO) dans le cadre des conventions avec les partenaires (France Travail, CAF)
Soutien administratif et logistique aux dossiers suivis par les responsables de territoire, par exemple:

Organisation des réunions (définition des dates, envoi des convocations et des dossiers)
Rédaction et envoi des notifications de financement pour les formations individuelles
Suivi de la formalisation des processus du PLIE (respect des délais, relance des rédacteurs, classement des documents, mobilisation des équipes pour validation)
Suivi de l'édition des documents de communication du PLIE

Activité 3: Appui au fonctionnement de la direction
Contribution à l'enregistrement, la ventilation des courriers et au suivi des parapheurs
Gestion des réservations et préparation des ordres de mission pour les déplacements des membres de l'unité
Veille auprès de la directrice sur la mise en oeuvre des actions du DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels) de la direction

CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail : 47 Avenue Marie Reynoard, 38100 GRENOBLE
Temps de travail : 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail
Rémunération : grille statutaire du grade + prime (GF 3)
Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des oeuvres sociales, CESU
Équipements : poste informatique fixe ou portable, téléphone portable
Logiciels métiers : Viesion

VOS ATOUTS
Statut: cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux - poste ouvert aux contractuels (CDD de 3 ans)
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires: secrétariat administratif
Expérience souhaitée: poste similaire

CONNAISSANCES
Techniques de secrétariat
Insertion professionnelle, droit du travail
Fonctionnement des collectivités territoriales
Partenaires (France Travail, CAF...)

SAVOIR FAIRE
Utilisation de Word, Excel, Outlook, logiciel VIeSION
Saisie et traitement des données, requêtes, classement
Organisation de réunions, gestion de l'agenda et des convocations
Rédaction de compte-rendu
Reporting

SAVOIR ÊTRE
Organisation, rigueur, adaptabilité
Qualités relationnelles
Autonomie