Adjoint·e Administratif Hébergement H/F - Service Public

Missions et activités principales

- Accueillir, Informer et Orienter les étudiants.
- Participer à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion hébergement (gestion administrative de la cité et des résidences rattachées, saisie informatique des données dans les différentes applications métiers hébergement)

Sous la responsabilité du directeur de l'unité de gestion hébergement.
Sous l'autorité de la coordinatrice du secrétariat hébergement.Gestion administrative

Gestion locative sur logiciels
Saisie informatique des données dans les logiciels métiers hébergement ou Office
H3, H3Web, EBay, Contingent, Mes RDV, ARD, Etats des lieux, Outlook, Word, Excel :
- Enregistrement des arrivées et des départs d'étudiants,
- Editions des attestations de résidence, des quittances de loyers et de lettres de relances,
- Facturation des loyers et charges diverses, parkings, garages, ...
- Edition des listings débiteurs Visale, Garantme, et garants physiques,
- Suvi des débiteurs : mailings, appels téléphoniques en concertation avec le DUG,
- Vérification et constitution des dossiers locatifs
- Gestion du tableau de bord d'occupation des chambres en cité et résidences universitaires,
- Vérification des fins de mois : contrôle des erreurs, états de provisions, reste à recouvrer et anticipations
- Gestion des débiteurs garants et cautionnés Visale et Garntme,
- Elaboration des dossiers contentieux,
- Elaboration des certificats administratifs,
- Envoi des convocations, des mises en jeu Visale,
- Réponses aux courriers divers et courriels,
- Facturation des loyers des différents partenaires : UPVD et organismes divers,

- Classement et archivage des dossiers,
- Elaboration du tableau des remboursements, envoi au pôle recettes et vérification de leur saisie,
- Réponses apportées au pole recettes suite à des contrôles internes,
- Validation des quittances subrogatives des étudiants cautionnés par l'organisme Visale,
- Suivi des programmes NeoSup, Usap, ...

Assurer l'accueil des étudiants
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail
- Accueillir et faciliter la vie des étudiants (information, orientation, formalités administratives...)

Connaissances - Savoirs :

- Maitrise technique du domaine d'activité
- Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer
- Bureautique (Word, Excel, PPT) - Internet, Messagerie -
- Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc...) -
- Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous -
- Connaissance des règles budgétaires et comptables

Savoir- faire :

- Travail en équipe
- Rigueur et sens de l'organisation
- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs
- Capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte de son activité

Savoir être :
- Sens de la communication orale et écrite
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Goût pour le travail administratif
- Sens de la communication, diplomatie et respect des usagers
- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité
- Sens du service