Chargé·e Administratif·ve H/F - Federation Nationale Solidarite Femmes

Dans le cadre d'un remplacement au sein du Pôle Administratif et Financier (3 personnes), la FNSF recrute son-sa futur-e : Chargé.e Administratif.ve

Rattaché-e à la Directrice Administrative et Financière, vous êtes en charge de taches d'assistanat et de la gestion administrative du pôle. Force de proposition, vous mettez en place des process pour structurer votre poste. Vous participez aux projets d'amélioration du pôle (création d'outils et de procédures, etc.).

Plus précisément :

Vous êtes en charge de la gestion administrative du pôle et des services généraux :
- Vous accueillez les visiteur-euses et réceptionnez les quelques appels téléphoniques ou demandes par mail ;
- Vous assurez la gestion quotidienne du courrier (réception, tri, distribution) ;
- Vous gérez les services généraux : suivi des stocks de fournitures (commande, réception, rangement, archivage), et veillez à la bonne tenue des espaces de travail.
- Point de contact de nos prestataires techniques, vous planifiez et encadrez les interventions d'installation, d'aménagement, de maintenance (électriques, chauffage, ventilation, climatisation, travaux d'entretien, sécurité incendie, etc.) et contrôlez les équipements et les locaux afin qu'ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens. Vous assurez également le suivi des contrats de maintenance et d'assurance,
- Vous apportez votre soutien logistique et technique à l'occasion de l'organisation d'évènements : réunions du Conseil d'Administration, Assemblée Générale, Journée Nationale, actions de formation, commissions thématiques, moments de partage et de convivialité au sein de la FNSF, etc.,
- En appui de l'organisation des évènements, vous maintenez à jour le référentiel des prestataires de l'association (location de salle, fournisseurs de repas, etc.).

Vous assurez l'assistanat du pôle Administratif & Financier :
- En fonction des besoins, vous prenez en charge le suivi administratif des dossiers confiés et la mise à jour des documents nécessaires,
- Vous contribuez à l'amélioration des procédures administratives mises en place.

Votre profil :
De formation en Gestion et Administration, vous possédez une expérience d'au moins 3 ans sur un poste administratif similaire, idéalement acquise dans une fédération, une association ou au sein d'une structure à taille humaine où la polyvalence est indispensable.
Vous maîtrisez le Pack Office.
Votre rigueur, votre autonomie associées à votre aisance relationnelle, votre sens de l'écoute et de la confidentialité sont autant d'atouts pour réussir sur ce poste.
Sensible au sujet des droits des femmes, vous souhaitez vous impliquer dans une structure dynamique, militante et féministe.

Notre proposition :
- Contrat : CDI
- Temps de travail : 37h30/semaine, 5 semaines de congés payés + 24 jours de congés additionnels/an
- Avantages : titres restaurant, 50% de l'abonnement de transport/Forfait Mobilités Durables, mutuelle et prévoyance
- Rémunération : en fonction du niveau d'expérience (Accords CHRS) + indemnité Ségur
- Lieu : Paris (Métro Eglise de Pantin - Ligne 5)
- Prise de fonction : dès que possible

Ce poste nécessite une présence physique au bureau (télétravail très ponctuel).
Les demandes de travail à temps partiel (4/5 d'un temps plein) pourront également être étudiées.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.