Assistant - Secrétaire H/F - Direction Générale de la recherche et de l'innovation

Au sein de la DAEI, le département B3 pilote la stratégie de coopérations internationales et multilatérales dans les domaines de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation et anime le réseau des acteurs de l'ESRI dans le domaine. Le département B3 est également en charge du pilotage de l'expertise pour les programmes de coopération internationaux dont le Ministère est partie prenante (notamment les programmes Hubert Curien - PHC), et de la stratégie d'attractivité étudiante internationale « Bienvenue en France ».

Les activités sont réparties par grands ensembles géographiques (Afrique/Moyen-Orient/Maghreb, Amériques, Asie-Océanie, Europe/Russie/Caucase) et par dossiers thématiques transversaux (Attractivité étudiante, Pôle expertise internationale, Comités mixtes et multilatéral...).Vous souhaitez travailler au coeur des relations internationales de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation (ESRI) ?

Rejoignez une équipe dynamique chargée de piloter les coopérations universitaires et scientifiques. En tant qu'assistant(e) vous contribuerez activement à la réussite de l'équipe.

Vos missions seront les suivantes:

-Organisation et suivi des missions des agents du départements et des grands experts du pôle expertise internationale;

-Gestion des courriers et des agendas, accueil téléphonique, classement;

-Dans le cadre de la mutualisation de certaines tâches au sein du pôle secrétariat de la DAEI, prise en charge d'activités de secrétariat des autres composantes de la DAEI en cas d'absence ou de surcharge d'activité. Enregistrement des nominations du personnel administratif (logiciel SOLON);

- Prise en charge des aspects logistiques des réunions et événements organisés par le département en liaison avec les partenaires institutionnels (internes au ministère, autres ministères, postes diplomatiques);

- Tenue de l'agenda de la Cheffe de département;

- Accueil des nouveaux arrivants;

- Réalisation de travaux d'appui pour le département: compilation du rapport d'activités hebdomadaire, organisation du fichier partagé, mise à disposition des outils communs, partage des CR des réunions de départements, diffusion de documentation, réalisation d'outils d'information;

- Instruction des accords internationaux : gestion de la boite mail de réception des accords, enregistrement et transfert aux chargés de mission géographique;

- Pour le pôle expertise internationale, traitement administratif des programmes et mise à jour des tableaux de bord.

Les connaissances requises au préalable sont:

- Connaissances générales des activités et des structures du ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Espace

- Connaissance générales des activités, des pratiques et de l'organisation du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères et de ses opérateurs dans le domaine de l'enseignement supérieur

Compétences :

- Capacité organisationnelle

- Capacité logistique

- Capacité d'autonomie

- Qualité relationnelle