Assistante de Direction - Direction de la Commande Publique - Commune de Rognac H/F - Communes

Assurer le secrétariat, la gestion administrative et le suivi des procédures de marchés publics, des contrats reconductibles et des demandes de financements extérieurs, incluant l'intégration des dossiers sur les plateformes dédiées et leur traçabilité.

1. Gestion administrative des marchés publics
- Assurer la mise en forme, le classement et l'archivage des dossiers de marchés.
- Rédiger les courriers liés aux procédures (notifications, demandes de pièces...).
- Assurer la transmission des documents aux services internes et partenaires.
- Tenir et actualiser les tableaux de suivi des procédures de marchés.

2. Préparation et suivi des instances (CAO)
- Organiser les commissions d'appel d'offres : convocations, dossiers, quorum.
- Préparer les dossiers de séance.
- Assurer le suivi administratif post-commission.

3. Suivi et exécution administrative des marchés
- Suivre les pièces contractuelles et financières (Attestation de vigilance... )
- Gérer les marchés et accords-cadres reconductibles (échéances, reconductions).
- Centraliser les contrats de maintenance et suivre leurs échéances.

4. Gestion des financements extérieurs et subventions
Constituer administrativement les dossiers de demandes de subventions :
- Intégrer et déposer les demandes sur les plateformes dématérialisées des financeurs (État, Région, Département, agences).
- Assurer la traçabilité des dépôts, accusés, complétudes et décisions.
- Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi des subventions (dépôt, instruction, attribution...).
- Assurer l'interface avec les financeurs et les services internes.
- Suivre les échéances, pièces complémentaires et demandes des financeurs.

5. Secrétariat et organisation du service
- Accueil téléphonique, gestion du courrier, parapheur et classement.
- Gestion des agendas, réunions et notes internes.
- Rédaction des comptes rendus de réunions.
- Appui à la Directrice dans la coordination du service.

6. Gestion administrative RH du service
- Suivi des agents (congés, absences, formations, plannings).
- Transmission des éléments à la DRH.

Savoirs
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions de marchés publics
- Procédures administratives
- Gestion de dossiers et archivage

Savoir-faire
- Organisation et gestion des priorités
- Capacité rédactionnelle ; bonne maitrise de l'orthographe
- Maîtrise des outils ;
- Informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL,) ;
- Classement ; Suivi de procédures
- Coordination d'interlocuteurs multiples
- Gestion d'agendas et d'instances

Savoir-être
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et capacité à gérer l'urgence
- Discrétion et confidentialité
- Loyauté et sens du service public
- Autonomie et sens de l'organisation
- Diplomatie et travail en équipe