Assistant d'Accueil et de Direction - Vincennes H/F - Communes

SAVOIRS
- Assurer l'accueil, l'assistanat et la gestion de dossier transversaux des services de la direction.
- Être le référent de dossiers transversaux
- Travailler en binôme avec le second poste d'assistant d'accueil et de direction

Accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction et orienter les agents
- Filtrer le public le cas échéant
- Assurer le traitement des informations entrantes et sortantes, de la direction, sur tous les supports
- Réceptionner, enregistrer et ventiler du courrier et des parapheurs

Assistance de la direction :
- Assister la direction des ressources humaines sur les dossiers ayant trait à son activité
- Assurer le suivi des agendas, la prise de rendez-vous et la préparation des dossiers transversaux des différents services de la direction.
- Effectuer des tâches de classement, d'archivage, de commande de fournitures, ...
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers

Gestion des dossiers transversaux :
- Suivre la préparation de l'instance, rédiger le compte-rendu du CST et le diffuser
- Suivre les dossiers de discipline
- Assurer la gestion de l'organigrammes et des cartes de cantines
- Mettre à jour les données RH sur l'Intranet
- Suivre le traitement administratif des médailles du travail en lien avec le service administration des RH
- Participer à la coordination du Vitamine V
- Attribuer les prestations sociales rattachées à la DRH
- Centraliser les demandes des agents via jogget

Références sur dossiers transversaux :

Référent logiciel Incovar pour les campagnes collectives :
- créer les profils et plannings agents,
- suivre les demandes relatives aux CET,
- gérer les anomalie, l'interface mensuelle des heures supplémentaires, l'extraction des jours de grève, ...

Référent mutuelle et maintien de salaire :
- gérer les dossiers de maintien de salaire
- concevoir et organiser des forums des mutuelles

Référent télétravail :
- suivre les demandes de télétravail et les conventions s'y afférant.

Référent égalité femme / homme et laïcité :
- suivre la veille juridique
- orienter les agents vers les dispositifs existants

- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance du statut et de l'environnement territorial
- Connaissance des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

SAVOIR-FAIRE

- Maitrise des outils bureautiques et logiciels métiers
- Maîtrise de la fonction RH

SAVOIR ETRE

- Organisé, rigoureux et méthodique
- Sens des initiatives
- Qualités relationnelles
- Sens de la confidentialité
- Capacité à dialoguer