Assistant de Direction H/F - Région Grand Est

Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !Assiste le directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers et coordonne les secrétariats de la Maison de la Région.

Activités :
1 /Dédiées à la direction
- Organiser les activités professionnelles du directeur : agenda, déplacements, etc.
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc. et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Suivre les projets et activités de la direction
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Suivre les demandes diverses : demandes de note, demandes d'information (administration de la boîte « gestion des notes » et de la boite « accueil de la MR de Metz »)
-Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc. et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
2/ Transverses à la Maison de Région
·Accueil de la Maison de Région
-Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
-Construire et superviser une base « partenaires »
- Coordonner le secrétariat de la Maison de la Région
-Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
· Ressources Humaines
-Point d'entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
-Planning des congés : mise en place et suivi
· Ressources Matérielles
- Assurer l'intendance générale de la Maison de la Région : locaux, crédits de fonctionnement interne, moyens de déplacement, etc...
-Gérer le matériel / les fournitures de la Maison de Région
· Commission Permanente et Séances Plénières
- Gestion en interne de la préparation de la Commission permanente ou à la Séance Plénière :
- Élaboration du rétro planning
- Insertion des rapports dans AIRSDELIB, suivis et transmission à la Directrice
- Gestion des demandes intervenants tout au long du circuit de validation des rapports en lien avec le Chef de Service Administratif et Financier et les Chefs de Service concernés, et in fine la Directrice de la Maison de Région
· Communication
- Assiste le Chargé de Mission visibilité territoriale dans le cadre de ses missions et des actions de communication de la Maison de la Région : articles C'L'EST, journée portes ouvertes, manifestations...
- Participer à l'organisation des déplacements du président et des élus sur le territoire de la Maison de la Région
- Relations avec les partenaires et les acteurs locaux
- Secrétariat du chargé de mission visibilité territoriale