Gestionnaire Administratif des Relations Internationales H/F - Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)

Au sein du campus ENSAM d'Aix en Provence, il/elle intégrera le Bureau des Relations européennes et Internationales Campus (BREI)

Il/elle sera placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable BREI.Assurer la gestion administrative des Relations Européennes

et Internationales.

A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes :

1. Suivi et gestion administrative du BREI

· Assurer l'accueil et l'accompagnement des étudiants internationaux : démarches administratives, logement, visa, contrat d'études.

· Gérer la mise à jour du système de gestion de la scolarité pour les étudiants de la zone Maghreb.

· Participer à l'assistance du responsable de parcours dans la préparation des jurys de diplôme pour les étudiants de la zone Maghreb.

· Gérer les aspects administratifs et logistiques liés à l'accueil des étudiants, chercheurs et délégations étrangères dans le cadre du projet ERASMUS KA171 (échanges, déplacements, bourses d'étude).

· Contribuer à l'actualisation des outils de suivi et des tableaux de bord du service.

2. Gestion des mobilités étudiantes

· Vérifier et enregistrer dans LISE les justificatifs de retour de mobilité.

· Participer à l'étude des missions ponctuelles en lien avec les activités de mobilité.

3. Participation à la vie du service

· Contribuer à la continuité de service : polyvalence et appui à l'équipe selon les besoins.

· Participer à des missions transversales ponctuelles.

4. Appui aux activités de scolarité

Dans le cadre de la continuité du service et selon les besoins, l'agent participera à l'appui sur certaines activités de scolarité.

Les missions 1,2 et 3 constitueront 50% du temps de l'agent tandis que la mission 4 occupera 30% du temp

· Contribuer à l'organisation d'évènements liés aux mobilités sur le campus.

· Mettre à jour les tableaux de bord relatifs aux mobilités.

Profil souhaité / Compétences requises

Ce poste est fait pour vous si :

Savoirs :

Vous savez faire :

- Les procédures administratives liées à la gestion de la scolarité et des mobilités étudiantes (accueil, visas, logement, contrats d'études).

- Le fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et ses acteurs.

- Les bases de la réglementation des programmes de mobilité internationale (ex. ERASMUS+).

- Les outils bureautiques et de suivi (tableurs, bases de données, outils de gestion type LISE).

- Les usages professionnels d'une ou plusieurs langues étrangères (anglais apprécié), notamment dans un contexte d'accueil international.

Savoir-faire opérationnel

Vous savez faire...

- Accueillir et accompagner des publics variés, notamment des étudiants internationaux, avec pédagogie et précision.

- Gérer et suivre des dossiers administratifs complexes en autonomie.

- Mettre à jour des systèmes d'information et produire des tableaux de bord fiables.

- Organiser des déplacements, mobilités et événements, y compris les aspects logistiques.

- Prioriser les tâches, respecter des délais contraints et gérer plusieurs dossiers simultanément.

- Travailler en collaboration avec différents interlocuteurs (services internes, partenaires étrangers, étudiants).

Savoir être

- Rigoureux.se, fiable

- Gestion des priorités, sens de l'organisation,

- Discrétion, sens du service public, bon relationnel

- Savoir travailler en respectant les délais, faire preuve d'initiative et d'une grande réactivité