Assistante - Assistant de Pôles - Secrétariat Mutualisé Dd120076 H/F - Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie)

Activités principales:
Secrétariat des pôles
- Réception, réponse de premier niveau et transmission des appels et messages,
- Gestion du courrier entrant et sortant (dématérialisation) et accompagnement des agents pour l'utilisation du logiciel de dématérialisation du courrier (ELISE),
- Organisation logistique: planification des réunions et réservation de salle, recensement des besoins avec les partenaires externes,
- Appui des pôles pour l'archivage numérique.

Soutien à l'activité de l'unité Premier recours
- Suivi des entreprises de transport sanitaire: enregistrements et contrôles des véhicules et personnels, instruction et mise à jour des dossiers d'agrément et de transfert d'entreprise, suivi des gardes de la permanence ambulancière,
- Suivi des remplacements dentistes / médecins,
- Numérisation et mises à jour des dossiers des entreprises de transports sanitaires.

Activités annexes:
Continuité du secrétariat de direction
- En cas d'absence de l'assistant de direction, assurer la continuité de service : accueil du public et accueil téléphonique, diffusion et prise d'informations, gestion des messageries de la direction, continuité logistique (accueil entreprises, coordination avec le référent logistique de la Direction des moyens...).

Appui à la démocratie sanitaire
- Planification et organisation des réunions, réservation de salle,
- Gestion et organisation de la BAL,
- Participation en appui de l'animation des réunions et réalisation de CR.

Savoir:
- Environnement institutionnel et administratif
- Connaissance du champ d'activités en lien avec les missions
- Outils bureautiques et informatiques
- Règles de classement et d'archivage

Savoir-Faire:
- Capacité de synthèse
- Expression écrite
- Expression orale
- Maîtrise des outils bureautiques et applications en lien avec les missions

Savoir-être:
- Réactivité et priorisation dans la gestion des demandes
- Sens de l'écoute et du dialogue
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve de discrétion