Assistant de Direction H/F - A.P.E - Avenir Provence Energie

Nous recherchons un ou une responsable de direction administrative pour rejoindre notre équipe. En tant que professionnel(le) expérimenté(e), vous serez chargé(e) de superviser et d'organiser l'ensemble des activités administratives de notre structure. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion quotidienne, en assurant une coordination efficace entre les différents services et en garantissant le bon fonctionnement administratif. Si vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d'une solide expérience en gestion administrative, ce poste est fait pour vous. Vous bénéficierez d'un environnement de travail dynamique où vos compétences organisationnelles seront valorisées.

Responsabilités

Superviser et coordonner l'ensemble des activités administratives quotidiennes
Gérer la gestion des dossiers, le classement et l'archivage des documents (fichiers, courriers, rapports)
Assurer la gestion des agendas, la planification des réunions et la préparation des supports nécessaires
Gérer les appels téléphoniques, et accueillir les visiteurs avec professionnalisme
Organiser et suivre les projets administratifs en collaboration avec les autres départements
Assurer la saisie de données précises dans les systèmes informatiques (Google Workspace, Microsoft Office)
Gérer la facturation, le suivi administratif des contrats et la gestion du courrier entrant et sortant
Participer à l'amélioration continue des processus administratifs pour optimiser l'efficacité globale
Fournir un soutien administratif aux équipes internes pour garantir une communication fluide et efficace
Profil recherché
Vous êtes doté(e) d'une solide expérience en gestion administrative ou en office management, avec une excellente maîtrise des outils bureautiques tels que Microsoft Office et Google Workspace. Vos compétences organisationnelles sont reconnues, tout comme votre capacité à coordonner plusieurs projets simultanément. Vous avez une expérience en clerical work ou en gestion administrative qui vous permet d'être autonome(ine) dans vos missions. Votre sens du service client se traduit par une excellente étiquette téléphonique et une capacité à accueillir chaleureusement les visiteurs. Vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, d'une rigueur exemplaire et d'une grande capacité à gérer le stress lors de périodes chargées. La maîtrise des systèmes téléphoniques multi-lignes est un atout supplémentaire. Si vous souhaitez évoluer dans un environnement professionnel stimulant où votre expertise sera valorisée, n'hésitez pas à postuler.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Lieu du poste : En présentiel

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation électrique dans tous locaux

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.