Coordinatrice Service Accueil et Moyens Généraux - Synd Voirie Saintes H/F - Structures de coopération territoriale

FILIERE : administrative
CADRE D'EMPLOI : Rédacteur territorial
RESPONSABLE HIERARCHIQUE DIRECT :
Directrice Ressources Administratives

GESTIONNAIRE DE LA FONCTION ACCUEIL :
+ accueil principal - gestion de l'accueil et orientation vers les différents services
+accueil téléphonique
+ gestionnaire du courrier en voie postale et enregistrement
+ gestionnaire du courrier électronique générique du Syndicat et orientation
+ téléchargement des factures depuis Chorus Pro et transmission pour validation aux interlocuteurs
+ gestionnaire des bases relationnelles de l'espace commun de travail via le progiciel de gestion et prise en charge des courriels groupés
+ prise en charge du courrier du Directeur Général
GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE
+ Assistante administrative de la Responsable du service administratif
+ gestion des commandes de travaux, réception, remerciements, réponses et partage de l'information vers la direction, les agences et les pôles
+ saisie des informations dans le progiciel de gestion
+ gestionnaire des emprunts des collectivités adhérentes
+ support administratif sur les pôles du service
+ point sur immobilisation des différents sites et siège
GESTION RELATIONNELLE AVEC LES ELUS
+ convocations des élus aux différentes réunions, suivi des présences,
+ participation à la rédaction des rapports d'Assemblée,
+ transmission d'informations à destination des membres adhérents à la structure,
+ suivi du fichier des membres titulaires ou suppléants,
GESTIONNAIRE EVENEMENTIEL
+ préparation, organisation et participation pour les diverses manifestations, Comité Syndical, Bureau Syndical, réunions, salons, rencontres partenaires...
+ gestionnaire du planning des salles de réunion

Savoir faire :
+ maîtrise de l'informatique, du traitement de texte
+ maîtrise des techniques de communication
Savoir être :
+ courtoisie et maîtrise de soi, capacité d'initiative, sens du relationnel avec les élus
+ qualités organisationnelles, faculté d'adaptation
+ discrétion, sens de la collaboration