Assistant Administratif - Cachan H/F - Communes

Sous l'autorité du responsable du service Fêtes et Cérémonies, vous assurez la gestion administrative du service Fêtes et Cérémonies. Vous travaillez en binôme avec la chargée de projets événementiels que vous assistez dans le montage et l'organisation de tous types d'événements (voeux de la maire, fête de la ville, carnaval, forum des associations, noël des enfants du personnel, etc.)

RELATIONS HIERARCHIQUES
Hiérarchie N+ 2 : Directrice du cabinet de la Maire/ DGS
Hiérarchie N + 1 : Responsable du service fêtes et cérémonies

Secrétariat administratif :
Accueil téléphonique et physique du service
Participation à la gestion des salles municipales
Gérer les invitations aux cérémonies officielles et RSVP
Mise à jour de fichiers et listings
Prise de note, rédaction de compte rendus et courriers
Représentation du service à des réunions

Gestion comptable et budgétaire :
Edition, enregistrement et suivi des bons de commande
Liquidation des factures
Suivi des lignes de crédit, des virements, des rattachements, des engagements

Soutien aux événements :
Représentation du service pendant les manifestations (participation en alternance avec les membres du service)
Aide logistique à l'installation de cocktails, cérémonies, vernissages
Manutention

S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

CHAMP DES RELATIONS LIEES AU POSTE
Relations en interne Mairie :
- Elus
- Tous les autres services mairie

Relations avec des fonctions ou entités à l'extérieur de la Mairie :
- Fournisseurs
- Associations
- Autres institutions
- Administrés

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Lieu de travail : Hôtel de Ville de Cachan
Temps de travail : 39 heures
Contraintes :
Horaires variables
Tenue adaptée aux missions
Possibilité de déplacement hors de la commune (rare)
Présence lors des manifestations en soirée et le weekend
Permis B indispensable

SAVOIR :
- Connaissances de l'environnement territorial et de l'organisation administrative des collectivités
- Connaissances budgétaires et comptables

SAVOIR - FAIRE :
- Maîtrise les techniques de secrétariat
- Maitrise idéalement des logiciels ASTRE / SUIPI / PLANITECH
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (publipostage, tableau de bord)
- Qualité rédactionnelle
- Capacité à rendre compte de son activité
- Savoir travailler en transversalité
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Respect du devoir de discrétion professionnelle

APTITUDE / QUALITE :
- Autonomie et polyvalence
- Sens de la communication
- Disponibilité et écoute
- Réactivité et dynamisme
- Sens de l'organisation
- Permis B