Assistant de Direction Chargé des Instances - Sdis du Val-D'Oise H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

TEMPS ET RÉGIMES DE TRAVAIL : Temps complet

AUTORITÉ HIÉRARCHIQUE ET ÉVALUATEUR : Sous-directeur administration et potentiel humain

CADRE STATUTAIRE
Filière : Administrative / Catégories : B / Cadre d'emplois : Rédacteurs territoriaux

Lieu de travail : 33 rue des Moulines à Neuville sur Oise (95).

STRUCTURE DE RATTACHEMENT :
Le Service Départemental d'Incendie et de Secours du Val d'Oise (Sdis 95) distribue des secours dans l'ensemble du département, suite aux sollicitations de la population sur les numéros d'urgence 18 et 112. Chaque année, ce sont près de 90000 interventions de secours aux personnes et de lutte contre l'incendie qui sont réalisées par les sapeurs-pompiers du Val d'Oise.
Sous l'autorité du sous-directeur administration et potentiel humain, le/la chargé(e) de missions instances gère l'organisation et le bon déroulement des instances de l'établissement : Conseil d'administration et son Bureau, Commission administrative et technique, Comité social territorial, Formation spécialisée santé sécurité au travail, Comité consultatif des sapeurs-pompiers volontaires, Commission d'appels d'offres et les commissions spécialisées en finances, bâtiment et matériel.

ACTIVITÉS ET TÂCHES DU POSTE
Le/la chargé (e) de missions instances est l'interlocuteur (trice) unique des élus et de leur cabinet.
Missions relatives aux instances :
- Fixer le planning prévisionnel des instances et en lien avec les services, les ordres du jour ; les faire valider par le Directeur départemental via l'assistante du directeur ; les faire respecter par les services contributeurs
- Elaborer les recueils et procès-verbaux d'instances
- Assurer la bonne diffusion des convocations, recueils et documents auprès des membres concernés
- Assurer le suivi de l'exécution des délibérations et leur affichage et communication
- Veiller à l'atteinte des quorums, et à l'alerte auprès de la hiérarchie si tel n'est pas le cas
- Assurer la relecture des rapports et délibérations
- Préparer les salles et matériels d'enregistrement

Missions relatives au secrétariat de la sous-direction :
- Contrôler le circuit des parapheurs
- Organiser l'agenda et les réunions du sous-directeur
- Réaliser la mise en forme/page de documents
- Assurer toutes missions de support au profit de l'action de la sous-direction.

VOS ATOUTS
- Vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales
- Vous maîtrisez les techniques de communication
- Vous possédez les qualités d'organisation, de rigueur et savez prioriser et gérer les urgences
- Vous faites preuve de qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- La discrétion, la réactivité et la diplomatie sont vos points forts
- Vous avez déjà expérimenté ce poste, idéalement dans la fonction publique territoriale
- Vous savez faire preuve de flexibilité et d'adaptabilité