Assistant de Direction - Mairie de Thionville H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice de Cabinet, l'Assistant(e) de Cabinet constitue un appui quotidien dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités du Cabinet du Maire. En lien avec le Chef de Cabinet et de la Direction Générale des Services, l'agent contribue à la fluidité des échanges et au bon fonctionnement institutionnel. Il/elle intervient en soutien des activités stratégiques du Cabinet et en lien avec l'ensemble des Directions, dans un environnement exigeant requérant rigueur, discrétion et un sens affirmé du service public.

COORDINATION DE L'ACTIVITÉ DU CABINET
- Gestion de l'agenda en lien avec la Directrice de Cabinet ;
- Traitement des demandes de rendez-vous dans Maarch, GRC et téléphonique ;
- Gestion des appels téléphoniques ;
- Gestion et priorisation des mails ;
- Accueil des rendez-vous du Maire ;

GESTION ADMINISTRATIVE
- Rédaction de courriers, rapports, comptes-rendus ;
- Gestion des courriers entrants (Maarch)
- Traitement des courriers dans Iparapheur (visa et suivi de circuit) ;
- Gestion des demandes et réponses aux différentes interrogations des Directions ;
- Gestion de la base protocolaire ;
- Gestion des budgets et de la régie de la DIR/CAB ;
- Gestion des invitations en collaboration avec la Collaboratrice de cabinet ;
- Gestion de l'ordre du jour des bureaux municipaux ;
- Gestion des rapports pour les bureaux les Conseils Municipaux dans Kdélib et Kbox ;

ORGANISATION DE L'ACTIVITÉ DU CABINET
- Organisation et préparation de réunions diverses en présentiel et en visioconférence ;
- Organisation, participation et préparation à des évènements ponctuels ;
- Participation à des réunions diverses : Bureau Municipal, Réunion de cabinet, réunion avec la direction de la communication et à des réunions diverses ;
- Participation pour le Cabinet à des réunions avec différents services.

RELATIONS TRANSVERSALES :
- Collaboration intrinsèque avec le Cabinet du Maire et les Élus ;
- Collaboration avec les DGAS et les Assistantes de Pôles ;
- Collaboration avec les différents pôles de la Collectivité et des agents en fonction des besoins ;
- Collaboration avec les agents de la Communauté d'Agglomération : Thionville-Fensch Agglomération.

Compétences professionnelles :
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale ;
- Une expérience sur un poste similaire serait un plus ;
- Confidentialité, discrétion professionnelle ;
- Maîtrise des outils informatiques et Internet ;
- Connaissance des logiciels Kbox/Kdelib ;
- Capacités de classement et d'archivage ;
- Gestion des priorités.

Compétences humaines :
- Disponibilité et adaptabilité ;
- Autonomie ;
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
- Aisance relationnelle et capacités d'écoute ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Sens de l'accueil.