Assistant·e des Directions Relation et Développement Internationale et Executive Education H/F - Service Public

MISSIONS:

- Assister la Directrice de la DRDI et la Directrice de la DEE
- Assister la direction des Relations et du Développement International et la direction de l'Exécutive Education dans leur développement et leur fonctionnement opérationnel
- Engager les dépenses et assurer le suivi du budget des deux directions

ACTIVITES:

1/ Gestion administrative dans le cadre des actions des 2 directions (DRDI-DEE)

- Assiste les directrices, traite les informations et les dossiers d'ordre administratif et en vérifie la conformité

- Organise les réunions de service, produit les comptes rendus et assure le suivi des actions

- Organise les déplacements des membres des 2 directions et assure la gestion des missions (nationales et internationales) : création, suivi, et retour de mission, chiffrage, contrôle, etc.

- Aide à l'organisation des évènements et des instances DEE

- Aide à l'organisation des événements DRDI (Erasmus Days, rentrées, programmes courts)

- Participe à l'accueil / logistique de participants, intervenants, invités internationaux

- Participe aux activités de reporting (apporte son soutien pour les enquêtes Alumni et Questionnaires de satisfaction)

- Assure l'administration des ventes en soutien de l'équipe commerciale

2/ Gestion budgétaire des 2 directions (DRDI-DEE)

- Aide à la construction des tableaux de pilotage
- Assure le suivi du budget alloué aux 2 directions et met à jour les tableaux de pilotage

- Assure le suivi du budget Erasmus de la DRDI et met à jour les tableaux de pilotage

- Engage les dépenses, contrôle les factures avant certification et alerte les directeurs sur les questions budgétaires

- Assure la diffusion des informations relatives aux process DAF et soutient les équipes dans leurs démarches avec la DAF

- Suit les devis et les paiements avec les prestataires

Compétences, connaissances et expériences indispensables:

- Maîtrise du Pack office: traitement de texte, tableurs, présentations

- Maîtrise des outils informatiques ou numériques: Intranet, Web, visio-conférence, outils collaboratifs indispensable, SIREPA, PEP, GFD

- Bonnes compétences en expression écrite et orale

- Maîtrise de l'anglais professionnel(oral et écrit) - Niveau B2 (Cadre européen commun des langues)

Compétences, connaissances et expériences souhaitables sans être indispensables:

- Connaissance des règles de la comptabilité publique

- Connaissance des outils SIREPA, GFD,

- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

- Expérience dans un département des relations internationales ou un organisme de formation

Capacités et aptitudes :

- Discrétion

- Rigueur, méthode et sens de l'organisation

- Sens du service clients internes / externes

- Travail en équipe

- Autonomie

- Polyvalence

- Capacité à dialoguer avec des interlocuteurs multiples, aisance relationnelle

- Gestion des priorités

- Souci de l'image et de la valorisation de l'école à l'extérieur

- Intérêt pour d'autres cultures