Chargé d'Accueil et Conseiller Administratif H/F - Comal - Soliha 51

Nous recherchons un Chargé d'accueil et conseiller administratif H/F

Vous avez un rôle très polyvalent, depuis l'accueil du public et la réception des appels téléphoniques ou des mails, la planification et l'organisation matérielle des déplacements, l'accueil et la réponse aux demandes des différents interlocuteurs de l'association, en passant par le traitement du courrier et le suivi administratif de dossiers spécifiques à son entité.

Vos missions seront :
- Animer l'accueil physique, téléphonique et électronique (organisation de l'espace, réception des appels, des mails, écoute des demandes, transmission des messages, affichages et gestion du répondeur lors des fermetures exceptionnelles, .)
- Informer les publics sur toutes les aides financières et des dispositifs, et/ou en les orientant vers les interlocuteurs pertinents au sein du COMAL, en fonction de leur demande
- Réaliser des travaux de saisie et traitement de textes (courriers.)
- Contribuer à la gestion des fournitures de bureau
- En cas de dysfonctionnement, mobiliser les prestataires de services (imprimantes/photocopieur.)
- Constituer le dossier administratif des demandes de subvention (envoi/réception et analyse des fiches de renseignements, constitution du dossier.)
- Gestion du courrier sortant (courrier à affranchir en fonction du poids, courrier déjà affranchi, tableau de suivi des affranchissements.
Gestion des visites thermiques de la planification à la confirmation du RDV en passant par l'envoi du courrier de confirmation
- Représenter le COMAL dans le cadre de sa mission vis-à-vis des partenaires extérieurs et des demandeurs et s'attacher à promouvoir ses offres de prestation
- Participer à des salons, forums, conférences, réunions avec des partenaires et prestataires
- Participer aux groupes de travail de la Fédération et aux formations
- Participer activement à la démarche QUALICERT

Votre profil :
Formation générale Bac +2 ou + 3 avec une 1ère expérience professionnelle dans l'accueil téléphonique et physique, l'accompagnement et le conseil auprès de tous publics.
Vos qualités sont bon relationnel, organisation, rigueur, autonomie et respect des procédures.
Pas de déplacement professionnels.
Bonnes connaissances informatiques (bureautique, mails, internet)

Vos connaissances requises :
Ecoute active : comprendre les demandes, savoir les analyser et les reformuler
Sens de l'organisation
Renseigner les interlocuteurs et orienter leurs demandes vers les services / collègues compétents
Capacité d'adaptation : adapter son discours à une diversité d'interlocuteurs
Connaissance des problématiques et particularités des publics accompagnés par l'association
Maîtrise des dispositifs d'aides financières
Aptitudes relationnelles entre collègues et vis-à-vis des demandeurs
Connaissance des services proposés par l'association et de son organisation
Organiser l'espace accueil, l'aménager et l'entretenir

Experience: 1 An(s) - accueil téléphonique et physique

Compétences: Gestion administrative du courrier,Utilisation de logiciels spécialisés,Bureautique et outils collaboratifs,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Accueillir, orienter, renseigner un public,Mettre en forme un document,Corriger et mettre en forme un document,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Diffuser une information, une publication,Bonnes connaissances informatiques,Confidentialité, discrétion et devoir de réserve,Connaissances des techniques de secrétariat

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).