Adjoint·e en Gestion Administrative et Accueil en Hebergement H/F - Service Public

Sous la responsabilité de la directrice d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'adjoint(e) en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein des résidences universitaires du pôle hébergement « Les rives de la Garonne ». L'agent exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. L'agent travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion. Intégré à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement.Secrétariat et gestion administrative :

- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers, la gestion du courrier et de la boîte mail de la résidence,
- Assure la gestion locative des logements : contrôle les dossiers et effectue les relances nécessaires, saisie des données dans les logiciels métiers suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service logement,
- Gère les réservations, préavis de départ et remonte les informations lors des campagnes de renouvellement,
- Traite les états des lieux d'entrée et de sortie, assure la remise et la restitution des clés,
- Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestations de résidence, quittances...),
- Prépare les documents demandés par la CAF et les organismes partenaires (Garantme, Visale),
- Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF,
- Encaisse les redevances et autres prestations,
- Prépare les droits constatés sous le contrôle la direction de l'unité de gestion,
- Aide à la préparation des relances des débiteurs et des dossiers contentieux,
- Aide à la saisie des bons de commandes, des services faits, au suivi des factures du pôle hébergement,
- Veille au respect du règlement intérieur par les résidents,
- Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations extérieures,
- Saisit les bons d'intervention pour les réparations.

Accueil et animation de la vie étudiante :

- Organise et assure la qualité de l'accueil,
- Veille au bien-être et facilite la vie des résidents,
- Gère les situations d'urgence,
- Alerte l'équipe de direction sur les situations particulières rencontrées au sein des résidences,
- Collabore avec le service animation.

Compétences opérationnelles:

- Maîtrise de Word et Excel (ou suite Office),
- Qualité d'expression écrite et orale,
- Très bon niveau d'anglais parlé et écrit demandé, deuxième langue étrangère souhaitée,
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des missions des Crous

Compétences comportementales:

- Sens du service public,
- Autonomie,
- Qualités d'analyse et de prise d'initiative,
- Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu,
- Sens du relationnel, sens du dialogue et savoir rendre compte,
- Rigueur, organisation et réactivité.