Assistant Chef de Pole 3E H/F - Dreets Nouvelle Aquitaine

Créée le 1er avril 2021, la DREETS Nouvelle-Aquitaine a son siège à Bordeaux, une antenne à Poitiers et une antenne à Limoges.

Description du Pôle 3E/Description de la mission/ du service :
Principales fonctions du pôle 3E
- Favoriser l'accès et le retour à l'emploi
- Développer les entreprises et les compétences
- Anticiper et accompagner les mutations économiques
- Mettre en oeuvre les programmes du Fonds social européen
- Contrôler la Formation professionnelle
- Animer la politique du Titre professionnel et Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP)Activités principales :
- Secrétariat du chef de pôle, appui à la gouvernance et aux projets transverses et appui ponctuel aux départements / missions qui composent le pôle

1- Secrétariat du chef de pôle
- Traitement du courrier (enregistrement arrivée-départ, répartition)
- Accueil téléphonique
- Prises de rendez-vous, réservations véhicules, salles
- Frappe des courriers, de mailing, photocopies, scans
- Réservation billets train, gestion CHORUS DT et aide aux agents
- Suivi avec le chef de pôle de dossiers confidentiels (entretiens professionnels, CIA)
- Tenue du calendrier prévisionnel des congés
- Gestion des fournitures du pôle pour le site de Bordeaux
- Gestion messagerie secrétariat, messagerie Pôle 3e
- Gestionnaire FIBEN
- Appui aux chefs de département sur des dossiers particuliers ou en cas de besoin ponctuel lié à une urgence, besoin de mobilisation exceptionnelle
- Correspondante Communication pour le pôle 3E
- Organisation de l'architecture des espaces d'échange numériques partagés
Sur l'ensemble de ces missions, une coordination forte est requise avec l'alternant(e), le cas échéant.

2- Appui à la gouvernance et aux projets transverses du pôle
- L'assistant(e) participe à la gouvernance du pôle (REP, REP +, séminaires du pôle et séminaires transverses) et appuie en amont la préparation de ces instances (ordres du jour, organisation matérielle, compte-rendu, ...)
- Il/elle appuie au plan administratif les projets transverses du pôle : séminaires, temps de travail transverse de l'encadrement, recueil /harmonisation des feuilles de routes, établissements de documents type PPt de présentation du pôle.
- A ce titre il/elle peut être amené(e) à participer aux équipes projets mises en place.

3- Organisation et suivi des documents présentés à la signature du Préfet »
o Coordination avec les services métiers et les personnes référentes en fonction de l'organisation retenue dans chaque Département
o Coordination avec l'assistante de direction sur les départs et les retours des parapheurs
o Suivi et alerte sur les départs et les retours des parapheurs en fonction des impératifs calendaires
o Scan des documents signés et renvoi aux services concernés

En dehors du pôle 3E et en roulement entre les assistantes des différents pôles :
- Participation au traitement du courrier pour l'ensemble des pôles
- Suppléance de l'assistante du directeur régional

Les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre (E, M, A, N) correspondant à la légende ci-dessous ou le niveau attendu * , ** , *** pour les savoir-être

- E (Expertise) : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
- M (Maîtrise) : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
- A Application) : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
- N : (Notions) Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

COMPETENCES REQUISES
-Avoir des capacités relationnelles, rédactionnelles
-Faire preuve d'analyse et d'esprit de synthèse
-Être rigoureux et organisé
-Être polyvalent
-Savoir travailler en équipe
-Savoir s'adapter aux évolutions du périmètre des missions confiées

COMPETENCES METIERS
-Maîtriser les outils et les méthodes du secrétariat
-Maîtriser les outils de la bureautique et les moyens de communications actuels (TIC)