Secrétariat de la Direction de l'Établissement de la Présidence de la Cme et de la Présidence de la Csi H/F - Service Public

secrétariat de la direction du centre hospitalierOrganiser pour le Directeur et son équipe de direction la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes d'un secrétariat d'une direction générale.

Organiser la logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,... ), la gestion des agendas de directions et instances.

Liaisons hiérarchiques :

- Directeur de l'établissement

Liaisons fonctionnelles :

- Les directeurs/directrices des directions fonctionnelles

- Autres établissements publics et privés

- Autorités de tutelle

- Président de la CME, Président de la CSIRMT

- Chefs de pôle, Cadres Supérieurs de santé, Cadres des unités de soins, services administratifs et techniques

Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction
- Accueil et prise en charge téléphonique

- Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques

- Traitement et mise en forme des courriers, documents, rapports pour validation du directeur

- Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails

- Appui à l'organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS, ...), en collaboration avec les secrétariats des établissements partenaires

- Gestion du planning de la direction

- Enregistrement, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes d'informations et notes de services, rapport et comptes-rendus de réunions. Diffusion numérique des documents: messagerie, logiciel qualité, logiciel métier

- Réservation et gestion des salles

- Gestion des fournitures du service et matériel de bureau

- Gestion des congés des directeurs et gardes de direction

- Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat

- Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis

- Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés)

- Organisation de réunions et rencontres thématiques avec les partenaires et autres institutions (Tutelles, Centres Hospitaliers, institutions territoriales, organismes publics et privés...)
- Suivi et mise en forme des conventions liant l'établissement à des partenaires extérieurs (suivi tableau de bord)
- Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion)
- Participation à la gestion des dossiers relevant des Affaires Générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc...)
- Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances: Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale d'Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres.
- Suivi de la politique d'archivage institutionnelle et des décisions de direction.

Formation office manager
Excellente maîtrise informatique,
Rédaction maîtrisée
Connaissances de l'environnement territorial