Gestionnaire de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :
L'UFR Arts et Sciences Humaines (ARSH) est une composante universitaire qui favorise l'interdisciplinarité et l'ouverture sur le monde contemporain à travers des formations en histoire, histoire de l'art, archéologie, philosophie, musique et géographie sociale. Elle propose un large éventail de formations : 5 licences générales, 6 doubles licences, 3 masters et 3 doctorats, ainsi qu'une préparation aux concours de l'enseignement.
Pour en savoir plus sur l'ARSH : https://arsh.univ-grenoble-alpes.fr/ufr-arts-et-sciences-humaines/accueil-arsh-974848.kjsp

Missions principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service scolarité et au sein d'une équipe de 7 agents, vous aurez pour missions principales :
- assurer la gestion administrative et organisationnelle de parcours de formations initiales et/ou continues, de la préparation du recrutement à la délivrance du diplôme
- garantir le bon déroulement administratif du parcours d'étude, être l'interlocuteur privilégié des équipes pédagogiques et travailler en collaboration
- contribuer à la coordination interne (partage d'informations, méthodes, procédures) au sein du Pôle Transversal du Service de Scolarité

Activité :
- Accueillir, informer et orienter les usagers (permanence téléphonique, mails, plateformes)
- Appuyer la gestion des admissions et les inscriptions en appui aux gestionnaires référentes IA et Apogee : (pré)paramétrage des campagnes (eCandidat/Mon Master/Portail Études en France), contrôle de recevabilité, préparation des commissions, notifications
- Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long du cursus et veiller à l'application des règlements des études et des Modalités de Contrôle des Connaissances et des Compétences (MCCC)
- Saisir des données dans les logiciels de gestion de scolarité (Apogée, ADE, Cloud, Pstage, plateformes d'admission), en garantissant leur qualité et leur traçabilité
- Préparer et organiser les examens, les jurys planification et organisation matérielle, saisie/contrôle des notes et résultats dans SI Scolarité (Apogee), édition/transmission des PV et relevés, archivage et sécurisation des actes de gestion..
- Construire et saisir les emplois du temps en lien avec l'équipe pédagogique

En appui à la coordination du Pôle Transverse :
- Contribuer à la modélisation et au paramétrage de l'offre de formation et à la fiabilisation des données dans les SI ; assurer la cohérence entre ces outils pour faciliter la production des extractions
- Travailler en transversalité avec le pôle transverse et les référents métiers (handicap, stages, admissions, IA), participer à la continuité de service et à l'amélioration continue des procédures
- Appliquer la réglementation relative à la scolarité

Restriction ou contraintes liées au poste:
Les périodes de fortes intensités, rentrée, recrutements, inscriptions, examens, jurys, nécessitent une disponibilité accrue et peuvent donner lieu à des adaptations horaire dans le planning (heures complémentaires, décalage des pauses, etc.)

Experience: 24 Mois

Compétences: Communiquer avec aisance auprès de publics variés ,Respecter les réglementations et les procédures,Organiser, planifier, respect des délais,Pouvoir s'approprier rapidement des logiciels ,Faire preuve de réactivité, diplomatie,Maîtriser Word, Excel, messagerie,Faire preuve de rigueur, discrétion et fiabilité,Savoir prendre des initiatives,Rendre compte de son activité avec clarté,Travailler en équipe et en transversalité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.