Assitant Administratif Secrétariat Général et Assemblées - Commune de Thiers H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice de l'Administration Générale, l'agent aura pour missions d'assurer le traitement et le suivi du secrétariat général et des assemblées de la Collectivité en binôme avec un autre agent.

Assemblées :
- Effectuer les missions liées aux Bureaux et Conseils Municipaux ;
- Assister les services dans la préparation des dossiers et veiller au respect des procédures internes, contrôler la cohérence, le caractère complet et la régularité juridique des dossiers ;
- Traiter et envoyer les convocations ainsi que les dossiers annexes ;
- Organiser matériellement les séances ;
- Tenir les calendriers prévisionnels des réunions municipales ;
- Contrôler la rédaction des notes de synthèse et des délibérations transmis par les services ;
- Participer aux instances, prendre notes de débats et des votes, vérifier le quorum ;
- Gérer les suites des instances : signatures, télétransmission au contrôle de légalité, liste des délibérations et procès-verbal, publications légales dont la mise en ligne sur le site internet, etc. ;
- Tenir les registres des actes administratifs.

Secrétariat général :
- Rédaction et/ou mise en forme de documents administratifs : courriers, compte-rendu, notes, procédures, arrêtés, délibérations, etc. ;
- Gestion du courrier ;
- Tenue des agendas : Planification et organisation des rendez-vous ;
- Gestion et suivi des parapheurs mis en signature ;
- Suivi budgétaire du service ;
- Intendance et commande de fournitures, bon de commande ;
- Relation aux usagers et élus.

- Maitrise du fonctionnement administratif d'une commune (Conseils Municipaux, actes administratifs, organisation générale, connaissance des services municipaux, etc.) ;
- Capacité à fournir un travail attentif, rigoureux et soigné ;
- Maîtrise des logiciels bureautiques et de mise en forme des documents administratifs ;
- Sens du service public ;
- Forte discrétion professionnelle ;
- Disponibilité, réactivité et capacité d'adaptation (pouvoir s'adapter aux divers aléas de la gestion de l'assemblée : urgence, imprévus, changement de planification, etc.) ;
- Travail en équipe ;
- Expérience avérée sur un poste similaire en gestion des assemblées / Conseil Municipal ;
- Connaissance appréciée sur le volet juridique des Assemblées.